Studentom i osobom, które chcą w jak najkrótszym czasie dowiedzieć się: "Na czym polega księgowanie?""Co trzeba wiedzieć żeby szybko nauczyć się rachunkowości?", polecam artykuł z rozdziału XI Po której stronie Wn czy Ma? Najważniejsze zasady księgowania, gdzie znajduje się streszczenie wcześniejszych artykułów. Przedstawiam w nim zasady jakimi musimy się kierować w momencie księgowania i tłumaczę z czego one wynikają. Polecam naukę po kolei wg. Spisu treści. Poruszam również inne tematy. Szczególnie polecam serię artykułów dotyczących OCEM w rozdziale XIII.
Osobom rozpoczynającym naukę rachunkowości polecam artykuł Zasada równowagi bilansowej. Dlaczego aktywa są równe pasywom? oraz artykuł Co to jest zysk?. Tych, którzy mają jakieś problemy ze zrozumieniem: Dlaczego zobowiązania są pasywami i dlaczego należności są aktywami zapraszam do artykułu Zobowiązania, a należności. Gdzie występują w bilansie?

Zobowiązania, a należności. Gdzie występują w bilansie?

dwóch przystojnych biznesmenów podających sobie rękę

W pracy w szkole zauważyłam, że niektórzy uczniowie mają problem ze zrozumieniem Czym różnią się należności od zobowiązań? Czasami zadają pytanie: "Należności i zobowiązania- na czym polega różnica pomiędzy nimi", albo: "Dlaczego należności są aktywami, a dlaczego zobowiązania są pasywami?" W tym artykule chcę odpowiedzieć na te pytania.

Na końcu artykułu zwracam również uwagę, że środki pieniężne nie są źródłami finansowania aktywów, są aktywami.

Zanim jednak do nich przejdę odpowiedzmy sobie na pytania:  Co to są należności? i Czym są zobowiązania?

Zarówno jedne jak i drugie są związane z zawartą umową, która powoduje, że jedna strona jest dłużna coś drugiej stronie- stąd taki obrazek na początku tego artykułu.

Najprościej mówiąc: Należności to czyjeś długi wobec nas, czyli coś co nam się od kogoś należy. Zobowiązania odwrotnie. Są naszymi długami wobec drugiej strony.

W celu lepszego zrozumienia zagadnienia: Dlaczego należności są aktywami, a zobowiązania są pasywami? rozważmy przykład wzięty z życia, taki, który może być bardziej zrozumiały, dla osób, które jeszcze nie prowadziły działalności gospodarczej. Rozważymy również jakie zmiany zachodzą w bilansie w trakcie zaciągania i spłacania długów oraz w trakcie udzielania pożyczek i w trakcie ich spłaty przez dłużnika?

Wyobraźcie sobie, że już pracujecie. Dostaliście swoja wypłatę w wysokości 1000 zł i właśnie idziecie  do sklepu żeby kupić sobie parę płyt z fajnymi grami. Planowaliście wydać na ten cel około 500zł. Po wejściu do sklepu zauważyliście jednak laptopa w promocji za 2300 zł. Jest to okazja bo normalnie ten model jest o 500 zł droższy, a ponadto dodatkowo możecie do niego dostać, gratis, pendrive’a o pojemności 64 GB. Kapitał, którym dysponujecie wynosi tylko 1000 zł. Brakuje Wam 1300 zł. Co możecie zrobić?

Musicie od kogoś pożyczyć pieniądze. Pożyczacie od kolegi, który również dostał swoją wypłatę, ale o 300 zł wyższą niż Wy. Te pieniądze stanowią źródło finansowania części Waszego nowego laptopa.

Po zakupie laptopa, na stanie posiadacie majątek o wartości 2300, który został tylko częściowo sfinansowany z Waszego kapitału (1000 zł). Pozostała część (1300zł) to Wasz dług u kolegi czyli Wasze zobowiązanie.

Wynika z tego, że Wasze zobowiązanie u kolegi jest źródłem finansowania Waszego laptopa.

Dla kolegi natomiast Wasz dług wobec niego jest należnością. Za jakiś czas będziecie musieli oddać mu pieniądze. To jego własność, która w chwili obecnej jest w Waszym posiadaniu. Nie może jej inwestować, ponieważ w chwili obecnej nią nie dysponuje, ale jest to część jego majątku, bo za jakiś czas dostanie te pieniądze z powrotem.

Dlatego należność ta należy do jego aktywów czyli stanowi jeden z jego zasobów majątkowych.

Widzimy zatem, że zobowiązania należą do pasywów, zaś należności są aktywami.

Zwróćmy tez uwagę, że zaliczki wypłacone np. pracownikom również należą do aktywów. Ja to tłumaczę w ten sposób, że podobnie jak należności są to pieniądze naszej firmy. Różnią się tym od należności , którymi aktualnie dysponują nimi nasi pracownicy, nie inne przedsiębiorstwa. 

Zastanówmy się teraz jak wygląda Wasz bilans po wypłacie oraz przed zakupem i po zakupie laptopa, względem tego co było przed wypłatą.

Gdybyście chcieli zapisać Wasze aktywa i pasywa to należałoby stwierdzić, że w wyniku wypłaty Waszego wynagrodzenia, źródła finansowania Waszego majątku wzrosły o 1000zł. Bezpośrednio po wypłacie, to był Wasz kapitał własny. Po stronie aktywów, w tym momencie, posiadaliście środki pieniężne dokładnie w tej kwocie.

Pożyczacie pieniądze od kolegi. W wyniku pożyczki, po stronie pasywów Wasze zobowiązania wzrosły o 1300 zł. Oznacza to, że wartość Waszych pasywów w tej chwili również wzrosła o 1300 zł i była większa o 2300 zł, niż przed wypłatą. W tych 2300 zł Waszych pasywów 1000 zł stanowiły kapitały własne, a 1300 Wasze zobowiązanie wobec kolegi.

W wyniku pożyczki Wasz majątek również wzrósł o 1300 zł. Bezpośrednio po wypłacie,  po stronie aktywów mieliście 1000 zł więcej gotówki. Obecnie zaś dodatkowo wartość gotówki wzrosła 1300 zł. Zatem Wasz majątek (aktywa) w chwili obecnej jest większy również o 2300 zł niż przed wypłatą .

Bezpośrednio przed zakupem laptopa tymi aktywami były środki pieniężne o wartości 2300 zł.

Ze środków pieniężnych kupujecie laptopa. Czy coś się dzieje z Waszą sumą bilansową? Zamieniliście jeden rodzaj aktywów (w postaci środków pieniężnych) na inny rodzaj aktywów (w postaci laptopa).

Po stronie aktywów mamy teraz laptop o wartości 2300 zł.

Czy wartość źródeł finansowania Waszego majątku uległa zmianie?

Źródłem finansowania Waszego laptopa było 1000 zł z Waszego kapitału własnego i 1300 zł kapitału obcego, czyli zobowiązanie wobec Waszego kolegi.

Oznacza to, że po stronie pasywów nadal macie wartość Waszego kapitału 1000 zł i zobowiązania o wartości 1300 zł. W pasywach, bezpośrednio po zakupie laptopa nic się nie zmieniło.

Suma bilansowa (równa sumie wszystkich Waszych aktywów i sumie wszystkich Waszych pasywów) jest nadal dokładnie taka sama i wynosi o 2300 zł więcej niż przed wypłatą.

Zastanówmy się teraz jak wygląda bilans Waszego kolegi. W wyniku wypłaty wynagrodzenia, źródła finansowania jego majątku wzrosły o 1300zł. To był jego kapitał własny. Bezpośrednio po wypłacie, ilość środków pieniężnych (rodzaj aktywów), które posiadał Wasz kolega na stanie była dokładnie o tę kwotę większa niż przed wypłatą.

Jak wyglądał jego bilans? Po stronie pasywów miał o 1300 zł więcej kapitałów własnych niż przed wypłatą, a po stronie aktywów gotówkę większą o wartość 1300 zł.

Zatem jego suma bilansowa, w tym momencie, była o 1300zł większa niż przed wypłatą.

Udzielając Wam pożyczki kolega zamienił swoje aktywa jakimi były środki pieniężne na aktywa w postaci należności.

Po udzieleniu Wam pożyczki suma bilansowa czyli suma jego aktywów i pasywów nie ulega zmianie. W jego bilansie po stronie aktywów (zamiast gotówki) występują należności o wartości 1300 zł.  Za jakiś odzyska od Was te pieniądze. Jest to jego własność, która w obecnej chwili jest w Waszym posiadaniu. Jest to tak jakby

 „zamrożona gotówka”.banknoty i monety wystające ze skarpety

Wasz kolega nie może jej inwestować, ponieważ aktualnie nią nie dysponuje. To tak jakby trzymał pieniądze w skarpecie z tą różnicą, że nie może ich wydawać do momentu zwrotu tej należności. Jest to jednak część jego majątku, bo za jakiś czas dostanie te pieniądze z powrotem. Dlatego są to jego aktywa, czyli jeden z zasobów majątkowych.

Po stronie pasywów Wasz kolega nadal posiada kapitał własny o wartości 1300 zł, który pokrywa część jego majątku- należność o tej właśnie wartości.

Podobnie jest w przypadku przedsiębiorstw. Majątek jaki  dana jednostka gospodarcza posiada na stanie może być finansowany własnymi zasobami, czyli kapitałami własnymi przedsiębiorstwa, lub z zaciągniętych przez nią długów- czyli  zaciągniętymi zobowiązaniami.

Wyobraźmy sobie, że jesteśmy księgowymi w przedsiębiorstwie, które zaciągnęło kredyt na zakup środka trwałego. Kupujemy go z tego kredytu. Kredyt, który jest zobowiązaniem naszej firmy, stanowi źródło finansowania tego środka.

Jeżeli natomiast kupujemy u naszego dostawcy towar, materiał, wartość niematerialną lub prawną czy środek trwały na fakturę przelewową, czyli jeszcze nie płacimy za te aktywa, to  źródłem finansowania tych aktywów jest nasze zobowiązanie u dostawcy. Za jakiś czas będziemy musieli zapłacić za ten zakup dostawcy, dlatego zobowiązanie nie jest naszym majątkiem ale jest źródłem finansowania naszego majątku. Oznacza to, że zobowiązania są pasywami.

Natomiast należność to coś, czym nie my dysponujemy w danej chwili. Należnościami dysponuje nasz dłużnik. Jest to nasza własność i za jakiś czas będziemy nią dysponować, ale jeszcze nie teraz.

Podobnie jak w życiu, z punktu widzenia zasobów majątkowych jakie ma na stanie nasze przedsiębiorstwo, należność przedstawia dla nas podobną wartość jak np. zakupiony obraz, który trzymamy gdzieś na zapleczu, albo większa ilość gotówki stale przechowywana w kasie. Za jakiś czas, być może, będziemy mogli ten obraz odsprzedać, by za otrzymane pieniądze dalej rozwijać firmę. Jest to jakaś część naszego majątku, czyli część naszych zasobów majątkowych. Nie jest natomiast źródłem finansowania naszego majątku. Dlatego należności należą do naszych aktywów.

Podsumowując możemy stwierdzić, że:

Zobowiązania i należności to dwa przeciwieństwa. Zobowiązania występują np. wtedy gdy np. pożyczamy coś od kogoś (to czy musimy oddać z %- tem czy bez nie ma tutaj znaczenia- najwyżej % będzie naszym dodatkowym kosztem). Należności zaś to np. dobro, które my pożyczamy komuś (to czy musi nam oddać z %- tem czy bez nie ma tutaj znaczenia- najwyżej % będzie naszym dodatkowym przychodem).

  1. Zobowiązania stanowią źródło finansowania zasobów finansowych danego przedsiębiorstwa, ale nie stanowią jego majątku.
  2. Należności zaś odwrotnie- należą do danego przedsiębiorstwa, są jego zasobami majątkowymi, ale nie stanowią źródła finansowania jego zasobów majątkowych.

Oznacza to, że zobowiązania danego przedsiębiorstwa są jego pasywami, należności zaś są aktywami.

Zwróćmy również uwagę na to, że środki pieniężne  zgromadzone na kontach lub w kasie nie są źródłem finansowania majątku przedsiębiorstwa. Są one częścią majątku firmy, czyli jednym z rodzajów aktywów. Jeżeli kupujemy coś za gotówkę, wówczas zamieniamy jeden rodzaj aktywów jakim są nasze środki pieniężne w kasie na drugi rodzaj aktywa jakim jest zakupione dobro np. materiały, towar, środki trwałe.

W przypadku wymiany danego dobra na środki pieniężne, występuje sytuacja odwrotna.

Jeżeli natomiast ktoś spłaca swoje zobowiązania wobec nas, czyli długi które zaciągnął wobec naszego przedsiębiorstwa w formie pieniężnej, wówczas nasze środki  pieniężne rosną, a należności (czyli jego dług wobec nas) maleją. W przypadku gdy pożyczamy jakieś dobro obcej firmie, stan danego aktywa na stanie naszego przedsiębiorstwa maleje, zaś inne aktywa jakimi są należności rosną.

W wypadkach omówionych ostatnio, wymieniliśmy tylko jeden rodzaj naszych aktywów na drugi. W naszych pasywach nic się nie zmienia. Nie zmienia się zatem również ich wartość.

Jaki zatem rodzaj pasywów stanowi źródło finansowania naszych zakupionych dóbr w wypadku zakupu za gotówkę, którą już wcześniej mamy na stanie lub za środki pieniężne z rachunku bieżącego? Nie zawsze musimy dokładnie odpowiedzieć na to pytanie. Na pewno w takim wypadku zakupione dobra są finansowane z naszych pasywów, które posiadaliśmy i były zapisane już wcześniej w naszych źródłach finansowania.

 

[Na pytanie: jak księgować należności i zobowiązania odpowiadam w artykule: Jak księgować rozrachunki?

[Definicje należności i zobowiązań w artykułach i linki do innych artykułów poświęconych tym tematom w artykułach: Należności i Zobowiązania].

[Zapraszam do przeczytania innych zagadnień ujętych na tej stronie. Tytuły większości artykułów znajdują się w "Spisie treści", który umieszczony jest w lewym górnym rogu. Napisany jest w postaci linków do tych artykułów. Większość zadań i testy ujęte są osobno, w Menu również znajdujących się po lewej stronie, ale niżej. Link do Spisu treści: Spis treści.

Zapraszam, szczególnie osoby rozpoczynające naukę rachunkowości, do korzystania z wszystkich artykułów "po kolei", zgodnie ze spisem treści, gdyż na tej stronie tłumaczę rachunkowość "krok po kroku".

Informuję również, że strona cały czas jest jeszcze uzupełniana. Docelowo będzie zawierała kompendium wiedzy potrzebnej do uzyskania dyplomu w zawodzie technika rachunkowości.]