Studentom i osobom, które chcą w jak najkrótszym czasie dowiedzieć się: "Na czym polega księgowanie?""Co trzeba wiedzieć żeby szybko nauczyć się rachunkowości?", polecam artykuł z rozdziału XI Po której stronie Wn czy Ma? Najważniejsze zasady księgowania, gdzie znajduje się streszczenie wcześniejszych artykułów. Przedstawiam w nim zasady jakimi musimy się kierować w momencie księgowania i tłumaczę z czego one wynikają. Polecam naukę po kolei wg. Spisu treści. Poruszam również inne tematy. Szczególnie polecam serię artykułów dotyczących OCEM w rozdziale XIII.
Osobom rozpoczynającym naukę rachunkowości polecam artykuł Zasada równowagi bilansowej. Dlaczego aktywa są równe pasywom? oraz artykuł Co to jest zysk?. Tych, którzy mają jakieś problemy ze zrozumieniem: Dlaczego zobowiązania są pasywami i dlaczego należności są aktywami zapraszam do artykułu Zobowiązania, a należności. Gdzie występują w bilansie?

Układ kalkulacyjny, a układ rodzajowy- wiadomości wstępne.

Do tej pory dowiedzieliśmy się, że koszty dzielimy na: operacyjne, pozostałe koszty operacyjne, koszty finansowe.

Koszty operacyjne możemy ewidencjonować w układzie rodzajowym lub układzie kalkulacyjnym.

Koszty według rodzaju znajdują się w czwartym zespole i oznaczone są numerami zaczynającymi się od cyfry 4, koszty ujęte w układzie kalkulacyjnym znajdują w zespole piątym i oznaczone są numerami zaczynającymi się od cyfry 5.

Koszty finansowe i pozostałe koszty operacyjne , podobnie jak koszty własne sprzedaży usług i  wyrobów gotowych oraz koszt sprzedanych towarów w cenie zakupu i wartość sprzedanych materiałów, tak jak przychody, znajdują się w zespole siódmym.

Wiemy już, że w układzie rodzajowym ujmuje się wszystkie koszty poniesione w danym okresie, pomimo, że mogą dotyczyć okresów przyszłych lub okresów minionych. Do rozliczenia tych kosztów w układzie 4 służy konto 490- Rozliczenie kosztów.

Zarówno w przypadku stosowania układu rodzajowego jak i kalkulacyjnego koszty dotyczące innych okresów ujęte są na koncie „Rozliczenie międzyokresowe kosztów”. Konto to należy do zespołu 6.

Koszty w układzie rodzajowym to koszty proste, tzn. takie, których w ramach jednego podmiotu nie dzieli się na elementy składowe.

Wiemy już, że w układzie rodzajowym wyróżniamy następujące grupy kosztów:

  1. Amortyzacja
  2. Zużycie materiałów i energii
  3. Usługi obce
  4. Podatki i opłaty
  5. Wynagrodzenia
  6. Ubezpieczenia społeczne
  7. Inne świadczenia
  8. Pozostałe koszty.

Te grupy kosztów zostały dokładniej omówione w artykule „Koszt, a wydatek”.

Układ kalkulacyjny obejmuje:

  • układ kosztów według produktów
  • układ kosztów według miejsc ich powstania.

Koszty w tym układzie ujmowane są według miejsc ich powstania i podlegają rozliczeniu na produkty. Celem tego układu jest uzyskanie lepszego wglądu w strukturę kosztów i rozliczenie ich tak by było dokładnie wiadomo ile wynosi koszt produkcji danego produktu. Jest to niezbędne w zakładach produkcyjnych, po to by można było podać odbiorcy właściwą cenę sprzedaży danego produktu.

Ten układ kosztów jest dostosowany do struktury organizacyjnej danego przedsiębiorstwa i zależy od jego specyfiki.

Układ kalkulacyjny stosowany jest również w przedsiębiorstwach, stowarzyszeniach i fundacjach organizujących projekty unijne, i służy do rozliczania kosztów projektów unijnych. Ponieważ każdy projekt posiada własny budżet i musi być bardzo dokładnie rozliczony, bardzo ważne jest policzenie całkowitych kosztów każdego projektu z osobna. Dlatego księgowi w tych podmiotach muszą stosować układ kalkulacyjny. Przeważnie w tych podmiotach stosowane są zarówno konta zespołu czwartego, jak i piątego (podobnie jak w większości zakładów produkcyjnych).

Najczęściej w przedsiębiorstwach produkcyjnych wyróżniamy następujące grupy kosztów w układzie kalkulacyjnym:

  1. Produkcja podstawowa (501)
  2. Koszty handlowe (510)
  3. Koszty wydziałowe (521)
  4. Koszty sprzedaży (527)
  5. Produkcja pomocnicza (530)
  6. Koszty ogólnego zarządu (551)
  7. Rozliczenie kosztów produkcji (580)

W nawiasie podałam numery kont, które będą stosowane potem w zadaniach. Jak pamiętamy istnieje pewna dowolność przyjmowania numeracji w różnych przedsiębiorstwach. Najważniejsza jest pierwsza cyfra, wskazująca numer zespołu. Ta cyfra zawsze musi być zachowana.

1. Koszty produkcji podstawowej, to koszty związane bezpośrednio z produkcją. W ich skład wchodzą:

  • materiały związane bezpośrednio z produkcją, które można przypisać bezpośrednio do danych produktów,
  • płace bezpośrednie wraz z narzutami, czyli związane z wynagrodzeniem pracowników bezpośrednio produkcyjnych (pracujących przy produkcji,
  • inne koszty bezpośrednie np. zużycie narzędzi i przyrządów specjalnych, które są używane wyłącznie przy wytwarzaniu danego produktu.

2. Koszty handlowe to koszty związane z zakupem materiałów takie jak np.: koszty załadunku i wyładunku, przewozu, ubezpieczenia w drodze, poniesione w celu dostarczenia dostawy do pierwszego miejsca składowania materiałów.

3. Koszty wydziałowe to koszty pośrednie produkcji, ponoszone na wydziałach produkcyjnych. Nie są one zaliczone do koszów produkcji podstawowej, bo nie można ich zaliczyć do konkretnej produkcji. Są ro koszty utrzymania w ruchu maszyn i urządzeń służących produkcji, koszty kierowania wydziałem (w tym koszt pracownika zarządzającego całym wydziałem), koszty konserwacji urządzeń na wydziałach produkcyjnych, koszty oświetlenia, ogrzewania i inne które są ponoszone na wydziałach produkcyjnych.

4. Koszty sprzedaży to koszty związane ze sprzedażą produktów pracy, które można przypisać do konkretnej partii produktów, takie jak np. załadunku i wyładunku, przewozu, ubezpieczenia w trakcie transportu, opakowania oraz reklamy.

5. Koszty produkcji pomocniczej to koszty wydziałów pomocniczych, które wykonują świadczenia dla danej jednostki. Są to takie wydziały jak:

  • wydziały energetyczne, służba utrzymania ruchu,
  • transportowe,
  • remontowe, budowlane.

6. Koszty ogólnego zarządu to koszty utrzymania zarządu oraz organizacji i obsługi zakładu jako całości.

W ich skład wchodzą następujące koszty:

  • administracyjno- gospodarcze, podatki od nieruchomości, opłaty skarbowe, administracyjne, notarialne itp., koszty zarządu (biurowe, wynagrodzenia, podróży służbowych pracowników zarządu)
  • ogólnoprodukcyjne, służące utrzymaniu komórek ogólnego przeznaczenia jak np. magazyny, laboratoria, bocznice kolejowe i inne.

Oczywiście w przypadków projektów unijnych te konta będą inne.

W skład kosztów ogólnych zarządu będą wchodziły koszty utrzymania podmiotu zarządzającego projektami. Podobnie jak w przypadku zakładów produkcyjnych będą to koszty administracji i utrzymania zarządu, podatki od nieruchomości, część oświetlenia służąca do utrzymania pomieszczeń, koszty biurowe potrzebne do  utrzymania stowarzyszenia, przedsiębiorstwa czy fundacji, koszty zarządu (wynagrodzenia, koszty podróży służbowych pracowników zarządu).

Zamiast produkcji podstawowej będziemy mieli koszty związane bezpośrednio z projektami np.: zakup materiałów potrzebnych do szkoleń, wydatki bezpośrednio związane z danymi projektami takie jak np. książki, broszury, koszty wyżywienia szkolonych osób, koszty trenerów przyporządkowane do konkretnych szkoleń.

Zamiast kosztów wydziałowych będziemy mieli koszty pośrednio związane ze szkoleniami jak np. tę część kosztów oświetlenia, czy wody, która jest potrzebna do prowadzenia szkoleń, środki czystości przeznaczone dla szkolonych osób, papier do drukowania materiałów,  koszty amortyzacji tych komputerów (lub innych środków trwałych), które są używane do wszystkich szkoleń.

Koszty mogą być przyporządkowane w zależności od sytuacji. Np. jeżeli w celu przeprowadzenia szkoleń wynajmujemy sale wykładowe i płacimy za godziny, tak, że można przyporządkować je do konkretnych szkoleń, będą mogły być dodane do konkretnego szkolenia i będą należały do kosztów bezpośrednio związanych z danym szkoleniem.

W przypadku gdy wynajmujemy pomieszczenia na stałe by przeprowadzać w nich szkolenia, koszty wynajmu będą należały do kosztów związanych pośrednio ze szkoleniami.

W przypadku gdy każde szkolenie ma odrębnego koordynatora i jego wynagrodzenie z narzutami można przyporządkować do konkretnego szkolenia, będzie ono stanowiło koszt bezpośrednio związany z danym projektem. W przypadku, gdyby koordynator szkoleń zajmował się kilkoma szkoleniami równocześnie (był zatrudniony na stałe np. na umowę o pracę w Stowarzyszeniu oraz zajmowałby się tylko zarządzaniem wszystkimi projektami), koszt jego wynagrodzenia z narzutami byłby kosztem pośrednio związanym z projektami. (Jest to właściwie tylko hipotetyczne rozważanie, ponieważ zwykle, nawet jeśli koordynator prowadzi kilka szkoleń, podobnie jak trener jest przypisany do tego, tego i tego projektu i w każdym pobiera ściśle określoną, wpisaną w projekcie kwotę).

Koszty bezpośrednio związane z danym projektem są kosztem tego projektu. Koszt związany pośrednio, musimy rozliczyć na wszystkie projekty, proporcjonalnie do udziału tego projektu we wszystkich kosztach pośrednich. Suma kosztów pośrednich i kosztów bezpośrednich stanowi koszt danego projektu.

Tak mniej więcej to zwykle wyglądało w poprzednim okresie projektowania. Muszę jednak tutaj stwierdzić, że w celu określenia z jakiego rodzaju kosztami projektowymi mamy do czynienia, należy jeszcze zajrzeć do przepisów szczegółowych, dotyczących danego działania i dotyczących danego typu projektów.

Rozliczając takie projekty należy zajrzeć do tych przepisów, ponieważ w różnych projektach te przepisy mogą się jednak różnić.

W przypadku zakładów produkcyjnych koszt wytworzenia to koszty bezpośrednie produkcji powiększone o uzasadnione koszty wydziałowe. (Uzasadnione tzn. takie, które zgodnie z przeprowadzoną kalkulacją przypadają na daną produkcję).

Nie obejmują one:

  • nieuzasadnionej części kosztów wydziałowych, czyli kosztów wynikających ze strat produkcyjnych oraz z niewykorzystanych zdolności produkcyjnych,
  • kosztów ogólnego zarządu,
  • kosztów magazynowania wyrobów gotowych i półproduktów (chyba, że są poniesione w procesie produkcji),
  • kosztów sprzedaży produktów.

Warto zwrócić na to uwagę, że:

W układzie kalkulacyjnym nie występują koszty innych okresów. W tym układzie zapisywane są tylko koszty danego okresu.

Koszty dotyczące wyprodukowanych i niesprzedanych w danym okresie produktów przed przeksięgowaniem na wynik finansowy musimy przeksięgować na produkty, ponieważ te produkty zostaną sprzedane w kolejnych okresach, a obecnie zwiększają wartość zapasów przedsiębiorstwa. To samo dotyczy kosztów niezakończonej jeszcze produkcji. Jest to zgodne z zasadą współmierności przychodów i kosztów.

[Osoby, które korzystają z tej strony sporadycznie, lub znalazły się na niej przypadkowo, zapraszam do przeczytania innych zagadnień ujętych na niej.  "Na każdy artykuł można wejść" poprzez "Spis treści", znajdujący się na tej stronie w lewym górnym rogu. Napisany jest w postaci linków do tych artykułów. Większość zadań i testy ujęte są osobno. Menu do nich znajduje się również w lewej części strony, ale niżej.

Osoby, uczące się rachunkowości zapraszam do korzystania z artykułów "po kolei" (zgodnie ze spisem treści), gdyż uczę  rachunkowości na tej stronie "krok po kroku". Informuję również, że strona cały czas jest jeszcze uzupełniana. Docelowo będzie zawierała kompendium wiedzy potrzebnej do uzyskania dyplomu w zawodzie technika rachunkowości.]