Studentom i osobom, które chcą w jak najkrótszym czasie dowiedzieć się: "Na czym polega księgowanie?""Co trzeba wiedzieć żeby szybko nauczyć się rachunkowości?", polecam artykuł z rozdziału XI Po której stronie Wn czy Ma? Najważniejsze zasady księgowania, gdzie znajduje się streszczenie wcześniejszych artykułów. Przedstawiam w nim zasady jakimi musimy się kierować w momencie księgowania i tłumaczę z czego one wynikają. Polecam naukę po kolei wg. Spisu treści. Poruszam również inne tematy. Szczególnie polecam serię artykułów dotyczących OCEM w rozdziale XIII.
Osobom rozpoczynającym naukę rachunkowości polecam artykuł Zasada równowagi bilansowej. Dlaczego aktywa są równe pasywom? oraz artykuł Co to jest zysk?. Tych, którzy mają jakieś problemy ze zrozumieniem: Dlaczego zobowiązania są pasywami i dlaczego należności są aktywami zapraszam do artykułu Zobowiązania, a należności. Gdzie występują w bilansie?

Koszt, a wydatek. Czy każdy wydatek jest kosztem?

koszt a wydatekJak już pisałam na razie nie będziemy zajmować się oddzielaniem kosztów na te, które są związane z przychodami ze sprzedaży danego okresu i te które należą do innych okresów. Tym zajmiemy się na końcu, ponieważ by to zrozumieć musimy wiedzieć co to są międzyokresowe rozliczenia kosztów oraz (w przypadku układu kalkulacyjnego) musimy umieć dokonywać kalkulacji kosztów.

Niemniej jednak już w następnych artykułach i w zadaniach będziemy spotykać się z kosztami i będziemy je zapisywać na konta kosztów. Dlatego artykuły poświęcone kosztom znajdują się w tym miejscu, nie później.

W układzie rodzajowym księgujemy wszystkie koszty, dlatego w celach ich zaksięgowania, musimy wiedzieć kiedy mamy z nimi do czynienia.

Spróbujmy sobie odpowiedzieć na pytania: Kiedy pojawia się koszt? i Kiedy pojawia się wydatek? Czym różni się koszt od wydatku?

Muszę wyjaśnić, że pojawienie się kosztu nie jest równoznaczne z pojawieniem się wydatku.

Wydatkiem jest każdy rozchód pieniędzy niezależnie od celu w jakim jest wykonywany. Pojawia się wtedy, gdy wydawane są środki pieniężne lub zrównane z nimi aktywa.

Koszt pojawia nam się z chwilą księgowania dokumentu, który jest dowodem na jego istnienie.

Jakie to mają być dokumenty? Ponieważ w zespole 4 księgujemy wszystkie koszty, zarówno te które dotyczą obecnego okresu, jak i okresów innych, wtedy gdy tylko się pojawią, omówię to na przykładzie kosztów ujętych w tym zespole.

Amortyzacja, pojawia się gdy ją naliczymy, a następnie wystawimy i zaksięgujemy dokument Pk (Polecenie Księgowania). Pierwszy dokument Pk wystawiamy w następnym miesiącu po tym, gdy przyjęliśmy dany środek trwały na stan (na podstawie dokumentu PT- Przyjęcie Środka Trwałego). Zwykle robimy to w ostatnim dniu miesiąca.

Zużycie energii. Koszt zużycia energii pojawia nam się z chwilą zaksięgowania faktury od dostawcy. Nie pojawia nam się w momencie zapłaty za fakturę, bo przeważnie za tę usługę płacimy później. Widzimy więc, że wydatek ponosimy w innym czasie niż koszt.

Zużycie materiałów pojawia nam się dopiero gdy oddamy je do zużycia i zaksięgujemy ten fakt (na podstawie dokumentu Rw- rozchód wewnętrzny). Księgowanie faktury wystawionej przez dostawcę w tym wypadku nie powoduje kosztu, bo przed oddaniem do zużycia materiały znajdują się na koncie materiały. Opłacić fakturę możemy przed oddaniem materiału do zużycia, możemy opłacić tego samego dnia, a możemy opłacić ją później. Przeważnie daty opłaty faktury i wydania materiałów do zużycia nam się nie pokrywają. Zatem związek pomiędzy datą poniesionego wydatku związanego z zakupem materiału, a kosztem jego zużycia jest dosyć luźny. Ewentualna zbieżność tych dat jest przypadkowa.

Usługi obce. W tym wypadku dokumentem stwierdzającym pojawienie się kosztu jest wystawiona przez dostawcę faktura. Koszt pojawia nam się w momencie jej księgowania.

Podatki i opłaty. Ten koszt pojawia się w chwili gdy zaksięgujemy dokument stwierdzający, że on występuje. Jest nim Pk- Polecenie księgowania.

Wynagrodzenia. Ten koszt pojawia nam się nie w chwili wydatku związanego z wypłaceniem należności pracownikom, ale w momencie gdy księgujemy (sporządzoną wcześniej) Listę Płac.

Ubezpieczenia społeczne również pojawiają się z chwilą księgowania (wystawionego przez nas wcześniej) Pk- dokumentu na podstawie, którego księgujemy ten koszt. Nie musimy w tym samym dniu ich opłacać (i zwykle robimy to później).

Podróże służbowe to koszty delegacji czyli koszty noclegów, wyżywienia i przejazdów, gdy są rozliczane na podstawie faktur lub zwroty za przejazdy, diety, noclegi gdy są rozliczane ryczałtem. Pojawiają się w trakcie rozliczenia podróży służbowych na podstawie PWS (Polecenie Wyjazdu Służbowego) lub druku rozliczenia delegacji, lub w chwili księgowania faktur- gdy robimy to wcześniej.

Inne świadczenia to koszty związane z obowiązkowymi świadczeniami wobec pracowników związane z przepisami bhp. Są to np. środki czystości, napoje dla pracowników w dni upalne, kaski, ręczniki, środki czystości i odzież ochronna dla pracowników. Ponieważ przedsiębiorstwa takie zakupy zwykle robią na faktury przelewowe, przeważnie te koszty również pojawiają się innego dnia niż wydatek. Dokumentem potwierdzającym ich istnienie jest zatem znowu faktura. Koszty te pojawiają się w chwili księgowania faktur, które dowodzą ich istnienia.

Pozostałe koszty to np. ekwiwalenty pieniężne dla osób fizycznych, które są niezaliczane do wynagrodzeń lub świadczenia na rzecz pracowników. Zaliczamy do nich np. ekwiwalenty za zużycie własnych narzędzi. Do tych kosztów zaliczamy również ubezpieczenia majątkowe.

Z innymi kosztami spotkamy się w trakcie późniejszych rozważań.

Tutaj muszę dodać, że moment księgowania np. faktury, czy listy płac oraz innych wyżej wymienionych dowodów księgowych jest ujęty w odrębnych przepisach prawnych. Ponieważ my na razie uczymy się rachunkowości, nie będziemy tutaj tego rozważać, tym bardziej,  że w zadaniach przeważnie mamy podany dzień księgowania danego kosztu.

Pomiędzy wydatkiem, a kosztem zachodzi następująca zależność: Każdy koszt był jest lub będzie związany z wydatkiem, ale nie każdy wydatek jest kosztem.

Żeby jakiś wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowo-skutkowy.

Wydatki można podzielić na trzy grupy: 

  • Koszty
  • Straty nadzwyczajne
  • Inne wydatki. 

Do ostatniej grupy wydatków, które oczywiście nie są kosztami, należą: 

  •        Spłaty kredytów,
  •        Wypłaty pożyczek i zaliczek,
  •        Wpłaty do budżetu podatków, które nie mają charakteru kosztów jak np. podatek VAT. 

Podobnie jak koszty są związane z wydatkami, przychody związane są z wpływami środków pieniężnych do przedsiębiorstwa.

Analogicznie nie wszystkie wpływy środków pieniężnych do przedsiębiorstwa są przychodami.

Przychodami nie są np. następujące wpływy środków pieniężnych:

  • Różnica pomiędzy VAT naliczanym i należnym, otrzymana z Urzędu Skarbowego. Dlatego jest ona wpływem środków pieniężnych dla przedsiębiorstwa.
  • Pobrane kredyty
  • Otrzymane pożyczki
  • Wpływy środków pieniężnych posiadające charakter zysków nadzwyczajnych.
  • Pomoc de minimis.

Na podstawie art. 14 ust. 1c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz art. 12 ust. 3a tej ustawy, za datę powstania przychodu z działalności gospodarczej, uważa się, co do zasady, dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

 1) wystawienia faktury albo

 2) uregulowania należności.

Z przepisów tych wynika, że pierwszeństwo w określaniu daty powstania przychodu mają następujące czynności: wydanie rzeczy, zbycie prawa majątkowego, wykonanie usługi lub częściowe wykonanie usługi. Wystawienie faktury albo uregulowanie należności jest natomiast ostateczną datą wyznaczającą dzień powstania przychodu.

Jeżeli więc te czynności (wydanie rzeczy, zbycie prawa majątkowego, wykonanie usługi lub częściowe wykonanie usługi) będą miały miejsce później, od dnia wystawienia faktury bądź uregulowaniu należności, to przychód powstanie odpowiednio: z dniem wystawienia faktury lub uregulowaniu należności.

Wpływ środków pieniężnych natomiast powstaje w chwili uregulowania należności.

Przychód związany jest ze sprzedażą. Ze sprzedażą również związane są tzn. koszty własne sprzedaży. Są to koszty należące do siódmego zespołu, takie jak: koszt wytworzenia sprzedanych produktów, wartość sprzedanych materiałów lub towarów w cenie zakupu.

Koszty te związane są z wydaniem produktów, półproduktów, materiałów czy towarów kontrahentowi. Są one równe wartości wydanych kontrahentowi aktywów.

My w naszych zadaniach za dzień przychodu,  przeważnie, przyjmować będziemy dzień wystawienia faktury sprzedażowej.

Wnioski końcowe:

Obroty środków pieniężnych (zarówno w formie gotówkowej i bezgotówkowej) wiążą się z wydatkami i z wpływami środków pieniężnych do przedsiębiorstwa.

Nie zawsze wpływy pieniężne i wydatki są związane z przychodami i kosztami. Ponadto nawet w przypadku gdy są z nimi związane, mogą wystąpić w innym czasie.

Każdy koszt był jest lub będzie związany z wydatkiem, ale nie każdy wydatek był, jest lub będzie związany z kosztem.

Przychód natomiast był jest  lub będzie związany z wpływem środków pieniężnych, ale nie każdy wpływ środków pieniężnych był, jest lub będzie związany z przychodem.

 

[Osoby, które na tę stronę internetową wchodzą sporadycznie lub przypadkowo zapraszam również do przeczytania innych zagadnień ujętych na niej. Do większości artykułów można przejść poprzez "Spis treści" znajdujący się na tej stronie w lewym górnym rogu. Napisany został w postaci linków do nich. Większość zadań i testy ujęte są osobno. Przycisk do nich znajduje się w górnej części strony.

Zapraszam do korzystania z artykułów "po kolei" (zgodnie ze spisem treści), gdyż uczę  rachunkowości na tej stronie "krok po kroku". Informuję również, że strona cały czas jest jeszcze uzupełniana. Docelowo będzie zawierała kompendium wiedzy potrzebnej do uzyskania dyplomu w zawodzie technika rachunkowości.]