Studentom i osobom, które chcą w jak najkrótszym czasie dowiedzieć się: "Na czym polega księgowanie?""Co trzeba wiedzieć żeby szybko nauczyć się rachunkowości?", polecam artykuł z rozdziału XI Po której stronie Wn czy Ma? Najważniejsze zasady księgowania, gdzie znajduje się streszczenie wcześniejszych artykułów. Przedstawiam w nim zasady jakimi musimy się kierować w momencie księgowania i tłumaczę z czego one wynikają. Polecam naukę po kolei wg. Spisu treści. Poruszam również inne tematy. Szczególnie polecam serię artykułów dotyczących OCEM w rozdziale XIII.
Osobom rozpoczynającym naukę rachunkowości polecam artykuł Zasada równowagi bilansowej. Dlaczego aktywa są równe pasywom? oraz artykuł Co to jest zysk?. Tych, którzy mają jakieś problemy ze zrozumieniem: Dlaczego zobowiązania są pasywami i dlaczego należności są aktywami zapraszam do artykułu Zobowiązania, a należności. Gdzie występują w bilansie?

Jak prowadzić księgowość magazynową?

prowadzenie księgowości magazynowej

 

Podstawowym dokumentem zakupu jest oczywiście faktura zakupu VAT. Jest ona dokumentem księgowym, ale nawet nie musi "przechodzić przez magazyn".

Może być przekazywana z magazynu do działu księgowości, gdzie jest księgowana. W większych przedsiębiorstwach handlowych faktura zwykle nawet nie "przychodzi do magazynu" wraz z towarem, tylko od razu przesyłana jest do księgowości. Do magazynu przesyłana jest Wz dostawcy i magazynier sprawdza dostawę towaru zgodnie z tym dokumentem.

Podstawowymi dokumentami  księgowości magazynowej są:

  • Pz- Przyjęcie z zewnątrz to dokument wystawiany gdy przyjmujemy materiał lub towar do magazynu,
  • Rw- Rozchód wewnętrzny służy do dokumentowania pobrania materiału lub towaru na własne potrzeby przedsiębiorstwa w celu wydania go do zużycia ,
  • Wz- Wydanie na zewnątrz jest dokumentem stwierdzającym wydanie materiału lub towaru klientowi,
  • Zw- Zwrot materiałów jest dokumentem wystawianym w momencie dokonywania zwrotu materiałów dostawcy,
  • MM+ i MM- - dokumenty stwierdzające przesunięcia materiałów między magazynami tego samego przedsiębiorstwa (np. wtedy gdy przedsiębiorstwo ma magazyny w różnych miejscach kraju, skąd dostarcza materiał do swoich filii).
  • Pk- polecenie księgowania służy do ewidencji zmian cen itp.
  • Po- przyjęcie odpadków to dokument służący do dokumentowania odpadków produkcyjnych.

Ewidencja materiałów może być prowadzona:

  • Ilościowo dla poszczególnych asortymentów materiałów lub towarów
  • Ilościowo- wartościowo dla poszczególnych asortymentów albo ich grup o jednakowej cenie ewidencyjnej,
  • Wartościowo, zgodnie z zakładowym planem kont na kontach syntetycznych i analitycznych.

Odpowiedzialność za ewidencję ilościową spoczywa na magazynierze, ponieważ to On jest osobą odpowiedzialną za przyjęcia towaru.

Za stan magazynu mogą również odpowiadać inne osoby w przedsiębiorstwie, jeśli mają stały dostęp do magazynu. Osoby te zwykle biorą również udział w odbiorze materiałów (lub towarów) od dostawcy.

Przyjęcie materiału od dostawcy odbywa się w dwóch etapach.

Pierwszym jest odbiór od dostawcy, w czasie którego zliczana jest ilość paczek. Odbiór dokonywany jest bez rozpakowywania. Sprawdzane są: ilość paczek, zgodność asortymentu z dokumentami (na podstawie opisu na paczkach), czy paczki nie są uszkodzone.

Drugim etapem jest przyjęcie do magazynu. Powinno być ono dokonywane  komisyjnie w obecności magazyniera. Na tym etapie zliczane są i sprawdzane zgodność ilości materiałów ( lub towarów) ze złożonym zamówieniem oraz ich jakość. Sprawdzana jest również zgodność przysłanego materiału (lub towaru) z Wz dostawcy.

Jeżeli w trakcie odbioru lub przyjęcia do magazynu stwierdzone zostanie uszkodzenie materiału (lub towaru) w drodze lub mniejsza ilość materiału niż figuruje na Wz dostawcy oraz w przypadku gdy przysłane materiały nie są zgodne ze specyfikacją ujętą w zamówieniu, spisuje się stosowny protokół. Protokół ten jest podstawą reklamacji u dostawcy, przewoźnika lub w zakładzie ubezpieczeń.

W praktyce jeśli wina jest po stronie dostawcy i współpraca trwa już wystarczająco długo, albo gdy dostawca wchodzi dopiero na rynek i bardzo mu zależy na kliencie, przedsiębiorstwa dogadują się między sobą. Gdy wina jest po stronie przewoźnika, zwykle przewoźnik "załatwia sprawę" z dostawcą (również ugodowo), a odbiorca dostaje nową partię towaru czy materiału. Każdemu bowiem zależy by nie tracić odbiorcy jego usług (przewoźnik), wytworzonych produktów, czy towarów (dostawca).

Na podstawie przyjęcia towaru wystawia się dokument Pz. Księgowy musi sprawdzić czy ilości i specyfika towaru ujętego na fakturze i Pz są zgodne. Jeśli jest tutaj pewna rozbieżność należy ją wyjaśnić.

Materiały, które nie zostały przyjęte powinny być przechowywane oddzielnie. Objęte zostają ewidencją pozabilansową na koncie 391 „Zapasy obce”. Później oczywiście są odsyłane do dostawcy.

Oczywiście każdy asortyment materiału (lub towaru), w ewidencji księgowej, posiada własne konto analityczne.

W ewidencji ilościowej dla każdego asortymentu znajdującego się na magazynie zakłada się odrębne karty, z podziałem na zapasy materiałów własnych i obcych oraz materiały, które znajdują się jeszcze w odbiorze.

Każdy rodzaj asortymentu posiada:

  • symbol- indeks,
  • nazwę asortymentu materiałów,
  • datę przychodu i rozchodu,
  • symbol i numer dowodu, który jest podstawą zapisu,
  • ilość przychodu lub rozchodu i stan końcowy asortymentu.

Gdy prowadzona jest ewidencja ilościowo wartościowa układ kart w tej ewidencji powinien odpowiadać układowi kart w kartotece ilościowej.

Ponadto każdy rodzaj asortymentu posiada zapisy, które są zgodne z zapisami w ewidencji wartościowej. Są to:

  • ceny, które znajdują się na dokumentach przychodu i rozchodu,
  • wartość przychodu i rozchodu,
  • wartość stanu zapasu.

Dane wartościowe w ewidencji ilościowej i ilościowo- wartościowej są uzgadniane z zapisami ewidencji wartościowej prowadzonej w dziale księgowości na kontach analitycznych i syntetycznych.

[Osoby które korzystają sporadycznie z tej strony lub znalazły się na niej przypadkowo, zapraszam do przeczytania również innych zagadnień ujętych na tej stronie.  Do większości artykułów można przejść poprzez "Spis treści." znajdujący się na tej stronie w lewym górnym rogu. Napisany został w postaci linków do nich. Większość zadań i testy  ujęte są osobno, na górze strony.

Zapraszam do korzystania z artykułów "po kolei" (zgodnie ze spisem treści), gdyż uczę na niej rachunkowości "krok po kroku". Informuję również, że strona cały czas jest jeszcze uzupełniana. Docelowo będzie zawierała kompendium wiedzy potrzebnej do uzyskania dyplomu w zawodzie technika rachunkowości.]