Studentom i osobom, które chcą w jak najkrótszym czasie dowiedzieć się: "Na czym polega księgowanie?""Co trzeba wiedzieć żeby szybko nauczyć się rachunkowości?", polecam artykuł z rozdziału XI Po której stronie Wn czy Ma? Najważniejsze zasady księgowania, gdzie znajduje się streszczenie wcześniejszych artykułów. Przedstawiam w nim zasady jakimi musimy się kierować w momencie księgowania i tłumaczę z czego one wynikają. Polecam naukę po kolei wg. Spisu treści. Poruszam również inne tematy. Szczególnie polecam serię artykułów dotyczących OCEM w rozdziale XIII.
Osobom rozpoczynającym naukę rachunkowości polecam artykuł Zasada równowagi bilansowej. Dlaczego aktywa są równe pasywom? oraz artykuł Co to jest zysk?. Tych, którzy mają jakieś problemy ze zrozumieniem: Dlaczego zobowiązania są pasywami i dlaczego należności są aktywami zapraszam do artykułu Zobowiązania, a należności. Gdzie występują w bilansie?

Rodzaje i kontrola dowodów księgowych. Jak dekretować dowody księgowe?

kontrola dowodów księgowych

Każde zdarzenie gospodarcze, które jest operacją gospodarczą musi być dokumentowane. Dokonujemy tego na podstawie dowodów księgowych.

Należy zaznaczyć, że księgowa nie ma prawa zaksięgować jakiejkolwiek operacji bez wystawionego dowodu księgowego. Zatem podstawą dokonania zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe.

Zgodnie z Art. 20 Rozdziału I Ustawy o rachunkowości: podstawą zapisów księgowych są dowody księgowe.

Rodzaje dowodów księgowych.

Dowody księgowe możemy podzielić  na następujące grupy:

  1.  Dowody źródłowe, wśród których wyróżniamy:
  • Zewnętrzne obce- otrzymane od kontrahentów,
  • Zewnętrzne własne- przekazywane w oryginale kontrahentom,
  • Wewnętrzne- dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
  1.  Dowody zbiorcze- służące do dokonania łącznych zapisów dotyczących zbioru dowodów źródłowych. W tym wypadku numery dowodów źródłowych i ich rodzaj  muszą być wymienione w dowodzie zbiorczym.
  2.  Dowody korygujące poprzednie zapisy,
  3.  Zastępcze, które wystawione są do momentu otrzymania zewnętrznego dowodu źródłowego- przy czym nie może to dotyczyć zakupów opodatkowanych podatkiem od towarów i usług (VAT).
  4.  Rozliczeniowe, czyli takie, które ujmują już dokonane zapisy wg. nowych kryteriów klasyfikacji.

 Zgodnie z Art. 21 tego samego rozdziału Ustawy o rachunkowości- dowody księgowe powinny zawierać co najmniej:

  • określenie rodzaju dowodu i numer identyfikacyjny dowodu;
  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych.
  • opis operacji i jej wartość, a jeżeli jest to możliwe, wielkość operacji w jednostkach naturalnych;
  • datę dokonania operacji, a w przypadku, gdy dowód został wystawiony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składnik aktywów;
  • stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych danego miesiąca oraz sposób ujęcie dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania;

Natomiast zgodnie z Art. 22 tego samego rozdziału Ustawy o rachunkowości dowody księgowe powinny być rzetelne i kompletne, przy czym słowo:

  • rzetelne oznacza zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej
  • Nadto zgodnie z tym artykułem dowody księgowe powinny być wolne od błędów rachunkowych.

Z tego powodu przed zapisaniem każdej operacji gospodarczej każdy dowód księgowy powinien być poddany kontroli pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym.

Kontrola formalna – polega na stwierdzeniu, czy dowód księgowy posiada wszystkie elementy i czy jest sporządzony na odpowiednim formularzu.

Kontrola merytorycznapolega na stwierdzeniu, czy dowód został wystawiony przez właściwy podmiot oraz czy operacja miała rzeczywiście miejsce i była celowa.

Kontrola rachunkowapolega na stwierdzeniu poprawności obliczeń arytmetycznych.

Dekretacja dowodów księgowych.

Po przeprowadzeniu kontroli dowody księgowe podlegają dekretacji. Dekretacja polega na nadaniu numeru księgowego danemu dowodowi. Ponadto podaje się numery i strony kont na które dany dokument chcemy księgować, kwoty oraz datę księgowania. Osoba dekretująca dany dokument powinna taką dekretację parafować.

Technicznie dekretację możemy wykonywać w różny sposób. Możemy wykonać ją całkowicie ręcznie, lub możemy korzystać ze specjalnych nadruków na dokumentach, które umożliwiają ich dekretację. Możemy też korzystać ze specjalnej pieczątki na której ujęte są miejsca, na których wykonujemy odpowiednie zapisy księgowe.

 

[Osoby, które na tę stronę internetową wchodzą sporadycznie lub przypadkowo zapraszam również do przeczytania innych zagadnień ujętych na niej.  Do każdego artykułu można przejść poprzez "Spis treści" znajdujący się na tej stronie w lewym górnym rogu. Napisany został w postaci linków do tych artykułów. Większość zadań i testy  ujęte są osobno, w Menu poniżej Spisu treści.

Zapraszam do korzystania z artykułów "po kolei" (zgodnie ze spisem treści), gdyż uczę  rachunkowości na tej stronie "krok po kroku". Informuję również, że strona cały czas jest jeszcze uzupełniana. Docelowo będzie zawierała kompendium wiedzy potrzebnej do uzyskania dyplomu w zawodzie technika rachunkowości.]