Studentom i osobom, które chcą w jak najkrótszym czasie dowiedzieć się: "Na czym polega księgowanie?""Co trzeba wiedzieć żeby szybko nauczyć się rachunkowości?", polecam artykuł z rozdziału XI Po której stronie Wn czy Ma? Najważniejsze zasady księgowania, gdzie znajduje się streszczenie wcześniejszych artykułów. Przedstawiam w nim zasady jakimi musimy się kierować w momencie księgowania i tłumaczę z czego one wynikają. Polecam naukę po kolei wg. Spisu treści. Poruszam również inne tematy. Szczególnie polecam serię artykułów dotyczących OCEM w rozdziale XIII.
Osobom rozpoczynającym naukę rachunkowości polecam artykuł Zasada równowagi bilansowej. Dlaczego aktywa są równe pasywom? oraz artykuł Co to jest zysk?. Tych, którzy mają jakieś problemy ze zrozumieniem: Dlaczego zobowiązania są pasywami i dlaczego należności są aktywami zapraszam do artykułu Zobowiązania, a należności. Gdzie występują w bilansie?

Z czego wynika potrzeba wprowadzenia kont analitycznych?

Ponieważ niniejsze opracowanie jest przeznaczone głównie dla studentów i uczniów, którzy jeszcze nie pracowali w zakładach pracy,  chcę wyjaśnić skąd wynika potrzeba wprowadzenia kont analitycznych i dlaczego zapis na nich odbywa się równolegle do zapisu na kontach syntetycznych, do których zostały wprowadzone jako ich część składowa.

Wprowadzenie kont analitycznych wynika nie tylko z przepisów ujętych w ustawie o rachunkowości, ale również z potrzeby danego przedsiębiorstwa. Konta te ujęte są w jego polityce rachunkowości. W jakim celu zostają one wprowadzone?

Wyobraźmy sobie magazyn jakiejkolwiek hurtowni lub sklep- np. sklep spożywczy albo spójrzmy na obrazek.

półki z towarem w supermarkecie

W każdym sklepie mamy wiele półek, a na nich umieszczony jest towar. To jaki asortyment towaru znajduje się w danym sklepie ma dla właściciela ogromne znaczenie. Dlaczego? Każdy klient wchodząc do sklepu chce kupić w nim co innego. Nadto każdego dnia w tym samym sklepie kupujemy inne towary. Jedne z nich są sprzedawane szybciej inne wolniej. 

Sprzedawca nie sprzedaje jednego asortymentu towaru. Musi mieć cały jego przekrój, ponieważ każdy z klientów ma inne potrzeby.

Wchodząc do sklepu każdy z nas chce mieć wybór w dokonywaniu zakupów.

W celu sprostania zapotrzebowaniu na towar, przedsiębiorstwo musi dokonywać odpowiedniego zaopatrzenia. Dokonując go, nie podliczamy całego towaru znajdującego się na półce, tylko albo patrzymy w ewidencje księgowe, albo sprzedawca patrzy na półki i orientacyjnie określa  ile sztuk danego towaru będzie musiał sprowadzić w celu uzupełnienia zapasów, tak by w sklepie nie brakowało danego asortymentu.

Sprzedający nie może nazywać tego co sprzedaje tylko jedną nazwą towar. Musi wyróżniać każdy asortyment osobno, robić dla niego odpowiednie zamówienie, takie by było zgodne z największym prawdopodobieństwem zakupu przez klienta.

Spójrzmy na obrazek znajdujący się obok. Nawet sprzedający towar na bazarze musi mieć dość duży asortyment. Co więcej, sami wiemy, że każdy z nas preferuje jeden rodzaj towaru pochodzący od różnych producentów. Zatem analityka musi uwzględniać również różnych producentów.towar na bazarze

W niektórych przedsiębiorstwach ważne są też inne cechy danego produktu. W hurtowni książki np. nie będzie liczył się tylko tytuł książki, ale również wydawnictwo, rok wydania, rodzaj okładki i inne.

Ponadto na koniec roku mamy obowiązek sporządzania inwentaryzacji. Musimy podliczyć, jaka jest ilość każdego asortymentu, czy jest zgodna z zapisami księgowymi, czy jest za duża, czy za mała. Musimy wiedzieć ile wynosi różnica? Jesteśmy wtedy zobowiązani liczyć każdy rodzaj towaru osobno.

Wszystkie te towary mają jedną syntetykę- towary, ale każdy rodzaj tego towaru musi mieć swoje własne konto analityczne. Leży to nie tylko w interesie przedsiębiorstwa. Każde przedsiębiorstwo jest zobligowane do prowadzenia kont analitycznych na podstawie ustawy o rachunkowości.

Gdy kupujemy od pośredników również potrzebujemy  wiedzieć komu, kiedy i za którą dostawę towaru  mamy zapłacić.

Bardzo istotne jest dla nas byśmy wiedzieli jaki mamy obrót danego asortymentu towaru. W zależności od tego zamawiamy różne jego ilości.

W celach rozliczenia się z dostawcą powinniśmy wiedzieć czy dostarczony towar został  sprzedany, czy nie w momencie dokonywania płatności. Może za dużo zamawiamy jakiegoś asortymentu, a może trzeba wydłużyć termin płatności.

Przedsiębiorstwo współpracuje z różnymi dostawcami i odbiorcami. Niektóre przedsiębiorstwa, w zależności od obrotów,  naliczają różne rabaty swoim odbiorcom. Odbiorca, który więcej kupuje towarów od danego przedsiębiorstwa liczy na  możliwość uzyskania wyższego rabatu.

transakcja kupna sprzedażyWyższy rabat leży w interesie obu stron transakcji kupna- sprzedaży. Z tego powodu przedsiębiorstwa prowadzące sprzedaż własnych towarów lub produktów i hurtownie zwykle prowadzą osobną analitykę dla stałych odbiorców swoich towarów i produktów, nawet wtedy gdy kupują oni towar za gotówkę.

Przeważnie stali odbiorcy kupują towar na faktury przelewowe. W celu śledzenia windykacji tzn. ściągania należności, każdy odbiorca dokonujący zakupów przelewem, musi być ujęty na osobnym koncie analitycznym.

Obserwacja windykacji na bieżąco jest bardzo ważna, ponieważ musimy mieć pieniądze na dalsze zakupy. Z tego powodu polityka marketingowa powinna być prowadzona w taki sposób, żeby klienci spłacający swoje należności w terminie byli wynagradzani większymi rabatami. Szybsza spłata należności umożliwia przedsiębiorstwu szybszą rotację aktywów obrotowych co w konsekwencji przynosi większe zyski.

Kolejnym powodem prowadzenie osobnego konta analitycznego dla każdego kontrahenta jest fakt, że zobowiązania i należności, podobnie jak inne aktywa, na koniec roku podlegają inwentaryzacji. Dlatego w przypadku sprzedaży na faktury przelewowe prowadzenie kont analitycznych jest nie tylko potrzebą ale obowiązkiem, wynikającym z przepisów ustawy o rachunkowości.

W celu zabezpieczenia własnych należności i właściwego terminu ich spłaty, umowy współpracy zawiera się w taki sposób, że w przypadku przedłużania terminu płatności, klient płaci tak zwane kary umowne. Czasem trzeba ponaglać klientów by nie przeciągali terminu płatności używając również tego argumentu.

To samo dotyczy zakupu materiałów. Trudno wyobrazić sobie, żeby jakieś przedsiębiorstwo używało tylko jednego ich rodzaju. Szczególnie dotyczy to jednostek produkcyjnych. Prowadzenie analityki materiałów leży w interesie takich firm. W tym wypadku cena ma wpływ na wartość produktów wykonanych w takim przedsiębiorstwie. Nieprawidłowo wykonane kalkulacje mogą prowadzić do zbyt niskiej lub wysokiej ceny wyrobów.

komputery jako środki trwałeW ewidencji środków trwałych, każdy środek trwały również musi posiadać swoją analitykę, nie tylko dlatego, że jest to zgodne z istniejącymi przepisami, ale również dlatego, że mają one różne stopy amortyzacji. Zakup różnych środków trwałych odbywa się w różnych terminach, a od tego zależy moment naliczania amortyzacji. Dlatego naliczana musi być ona od każdego środka osobno. Dopiero suma wartości początkowych tych środków daje wartość ujętą na koncie syntetycznym środki trwałe.

Ponieważ dopiero omówię czym jest konto umorzenie środków trwałych w następnym rozdziale, na razie tylko wspomnę, że ono również ma swoją analitykę dla każdego środka trwałego z osobna.

Klientów detalicznych możemy traktować razem na jednym koncie analitycznym. Płacą oni przy odbiorze towaru, dlatego nie musimy również martwić się o ściągalność należności. W przypadku gdy jest to towar powszechnego użytku, ich danymi personalnymi w ogóle możemy nie być zainteresowani.

Inaczej jest gdy jakaś firma kupuje u nas środek trwały. Wtedy możemy być nią zainteresowani w celach marketingowych, np. by przysłać jej ulotki na podobne towary. W takim wypadku daną jednostkę możemy mieć jednak w innej ewidencji- związanej z działaniami marketingowymi.

W przypadku zatrudnienia pracowników podstawowym obowiązkiem pracodawcy są terminowe  płatności wynagrodzeń. Obowiązki pracodawcy względem pracownika objęte są również przepisami bhp. Przedsiębiorstwo ma obowiązek dostarczać obuwie i odzież ochronną pracownikom, a w razie potrzeby kaski ipracownicy na budowie inne akcesoria potrzebne do pracy. Niektórzy pracownicy, głównie kierownictwo i administracyjni, pobierają również zaliczki, które należy rozliczyć w ustawowym terminie. Z tych i jeszcze innych powodów przedsiębiorstwo zatrudniające pracowników, ma obowiązek w polityce rachunkowości ująć konta dotyczące każdego pracownika osobno.

Możemy stwierdzić, że rzadko zdarza się by jakieś konta syntetyczne nie musiały posiadać kont analitycznych, które byłyby im przyporządkowane. Jeżeli występuje taka sytuacja w jakimś przedsiębiorstwie to przeważnie dotyczy ona kapitałów własnych.

Jak pisałam w poprzednim rozdziale poświęconym temu tematowi: Zapis na koncie syntetycznym i kontach analitycznych, które są mu przyporządkowane, odbywają się równolegle. Jest to podwójny zapis tego samego zdarzenia gospodarczego. Dlatego suma obrotów i sald na kontach analitycznych, które są przyporządkowane do  jednego  konta syntetycznego musi być równa obrotowi i saldom na tym koncie syntetycznym.

Polecam również artykuł Poziomy podział kont. Jak powstają konta analityczne?  i artykuł Pionowy podział kont. Przykłady dzielenia i łączenia kont.

[Osoby, które korzystają z tej strony sporadycznie, lub znalazły się na niej przypadkowo, zapraszam do przeczytania innych zagadnień ujętych na niej.  "Na każdy artykuł można wejść" poprzez "Spis treści" znajdujący się na tej stronie w lewym górnym rogu. Napisany jest w postaci linków do tych artykułów. Większość zadań i testy ujęte są osobno. Przycisk do nich znajduje się w Menu, znajdującym również w lewej części strony, ale niżej.

Zapraszam do korzystania z artykułów "po kolei" (zgodnie ze spisem treści), gdyż uczę  rachunkowości na tej stronie "krok po kroku". Informuję również, że strona cały czas jest jeszcze uzupełniana. Docelowo będzie zawierała kompendium wiedzy potrzebnej do uzyskania dyplomu w zawodzie technika rachunkowości.]