Studentom i osobom, które chcą w jak najkrótszym czasie dowiedzieć się: "Na czym polega księgowanie?""Co trzeba wiedzieć żeby szybko nauczyć się rachunkowości?", polecam artykuł z rozdziału XI Po której stronie Wn czy Ma? Najważniejsze zasady księgowania, gdzie znajduje się streszczenie wcześniejszych artykułów. Przedstawiam w nim zasady jakimi musimy się kierować w momencie księgowania i tłumaczę z czego one wynikają. Polecam naukę po kolei wg. Spisu treści. Poruszam również inne tematy. Szczególnie polecam serię artykułów dotyczących OCEM w rozdziale XIII.
Osobom rozpoczynającym naukę rachunkowości polecam artykuł Zasada równowagi bilansowej. Dlaczego aktywa są równe pasywom? oraz artykuł Co to jest zysk?. Tych, którzy mają jakieś problemy ze zrozumieniem: Dlaczego zobowiązania są pasywami i dlaczego należności są aktywami zapraszam do artykułu Zobowiązania, a należności. Gdzie występują w bilansie?

Przykłady księgowania na konto „Inne rozrachunki z pracownikami”.

księgowanie i rozliczanie zaliczki

W tym artykule staram się pokazać: jak księgować zaliczkę i  jak rozliczyć zaliczkę. Zgodnie z tym co pisałam w poprzednim artykule odpowiadam na pytanie: Jak ostatecznie rozliczamy zaliczkę?

Ponieważ nie wszyscy z Państwa czytali wcześniejszy artykuł. (Podaję link do niego: "Inne rozrachunki z pracownikami"- jak zaksięgować i rozliczyć zaliczkę?) na początku przypomnę, że zaliczka jest aktywem i pokrótce przypomnę teorię.

Do zaksięgowania i rozliczenia zaliczki służy konto "Inne rozrachunki z pracownikami".

Jak księgujemy wypłatę zaliczki?

Gdyby pracownik nie wydał zaliczki na cele na które została mu wypłacona, musiałby ją zwrócić. Posiadałby zatem należność względem przedsiębiorstwa. Dlatego zaliczka jest aktywem. Wypłaconą zaliczkę księgujemy na koncie "Inne rozrachunki z pracownikami" po stronie Wn- jak wszystkie aktywa.

Jak rozliczamy zaliczkę?

Wydatkowana przez pracownika kwota zmniejsza ewentualną należność pracownika,  dlatego na koncie "Inne rozrachunki z pracownikami" księgujemy ją po stronie przeciwnej, jak wypłatę zaliczki- tzn. po stronie Ma.

Gdy kwota wydatków jest mniejsza od wypłaconej zaliczki, pracownik będzie musiał tę różnicę zwrócić przedsiębiorstwu. Po zaksięgowaniu zaliczki i związanych z nią wydatków, przed ostatecznym rozliczeniem zaliczki, saldo konta jest po Wn. Powstaje należność pracownika względem przedsiębiorstwa.

Gdy kwota wydatków związanych z zaliczką jest większa od wypłaconej zaliczki, przedsiębiorstwo będzie musiało zwrócić tę różnicę zwrócić pracownikowi.  Po zaksięgowaniu zaliczki i związanych z nią wydatków, przed ostatecznym rozliczeniem zaliczki, saldo konta jest po Ma. Powstaje zobowiązanie przedsiębiorstwa względem pracownika.

Potwierdza to, że zaliczkę należy księgować po stronie Wn, a związane z nią, wydatki należy księgować ją po stronie Ma.

Zaliczka zostaje ostatecznie rozliczona z chwilą uregulowania należności przez pracownika (tzn. wpłaty środków pieniężnych przez pracownika- pierwszy wyżej opisany przypadek) lub uregulowania zobowiązania ze strony przedsiębiorstwa (tzn. wypłaty środków pieniężnych na rzecz pracownika- drugi wyżej opisany przypadek).

Po rozliczeniu zaliczki saldo końcowe zapisów z nią związanych na koncie "Inne rozrachunki z pracownikami" jest równe zero.

Przykład 1

Zakładam, że przedsiębiorstwo posiada konto "Środki trwałe w budowie", ale nie posiada konta "Rozliczenie zakupu", ani konta "Rozliczenie zakupu materiałów" i "Rozliczenie zakupu towarów". Przedsiębiorstwo nie jest płatnikiem VAT.

Przedsiębiorstwo wypłaciło przelewem na konto Pana Kowalskiego zaliczkę o wartości 3500 zł na delegację w celu zakupienia materiałów, towarów i środka trwałego. Pracownik delegację odbywa własnym samochodem.

Wydał następujące kwoty:

·       150 zł na nocleg, wydatek udokumentowany fakturą,

 ·       Koszt przejazdu wg. licznika kilometrów wynosił 100 zł,

 ·       2850 za środek trwały, wydatek udokumentowany fakturą,

 ·       500 zł za materiały,

 ·       400 zł za towary.

 Księgowanie i rozliczenie zaliczki mniejszej niż wydane środki pieniężne przez pracownika:

Opiszmy jak wygląda sytuacja na kontach przed dokonaniem operacji nr 3, tzn. przed rozliczeniem zaliczki. Inaczej mówiąc zastanówmy się jak rozliczyć zaliczkę po zaksięgowaniu wypłaty zaliczki i wydatków poniesionych przez pracownika w związku z pobraniem zaliczki.

W celu rozliczenia zaliczki liczymy obroty na koncie „Inne rozrachunki z pracownikami” po jednej i po drugiej stronie.

Po stronie aktywów na tym koncie mamy kwotę, która byłaby należnością, jaką musiałby nam zwrócić pracownik, gdyby nie dokonał żadnych wydatków na konto naszego przedsiębiorstwa, a wcześniej pobrał zaliczkę. Jest to kwota równa pobranej zaliczce. W naszym przykładzie wynosi ona 3500 zł.

Po stronie pasywów na tym koncie mamy kwotę, którą pracownik wydał z pobranej zaliczki. Tyle wynosiłoby zobowiązanie naszego przedsiębiorstwa, gdyby pracownik nie pobrał zaliczki i wszystkie wydatki pokryłby swoimi środkami. W naszym przykładzie wynosi ona 4600 zł.

Przewaga obrotów po stronie pasywów (równych wydatkowanej przez pracownika kwocie pieniędzy) jest wyższa od obrotów po stronie aktywów (należności jakie byłby nam dłużny gdyby nic nie wydał z zaliczki na rzecz przedsiębiorstwa) wynosi 1100 zł. Różnicę tę nasze przedsiębiorstwo musi pracownikowi zwrócić.

Po dokonaniu zwrotu środków pieniężnych pracownikowi, suma obrotów po stronie aktywów= suma obrotów po stronie pasywów.

Gdybyśmy zamknęli to konto przed ostatecznym rozliczeniem zaliczki, na tym koncie wystąpiłoby saldo Cr, co oznacza, że posiadalibyśmy zobowiązanie względem pracownika. Ponieważ przedsiębiorstwo wpłaciło pieniądze na konto bankowe pracownikowi, nie posiada u pracownika żadnych długów.

Jak widzimy w przykładzie zarówno wypłata zaliczki jak i zwrot nadpłaconych przez niego pieniędzy odbywa się z udziałem banku. Gdyby któraś z tych operacji była dokonywana poprzez kasę przedsiębiorstwa (wypłata lub zwrot przy użyciu gotówki), to księgowanie odbywałoby się na koncie "Kasa".

Dla porównania rozważmy sytuację, gdy pracownik wydał mniej środków pieniężnych niż pobrał jako zaliczkę. Wykorzystamy tutaj przykład pobrania gotówki z kasy przedsiębiorstwa i rozliczenia zaliczki również w kasie przedsiębiorstwa.

Przykład 2.

Pracownik działu administracyjnego pobrał zaliczkę z Kasy w celu wysłania listów związanych z działalnością gospodarczą przedsiębiorstwa w kwocie 45 zł. Koszt wysłania paczek i listów wynosił 38,50 zł. Zaksięguj operacje i rozlicz zaliczkę.

Księgowanie i rozliczenie zaliczki, większej niż związane z nią wydatki.

Gdzie:

Operacja (1)-  wypłata zaliczki pracownikowi z kasy przedsiębiorstwa
Operacja (2)- wydatek poniesiony przez pracownika
Operacja (3)-  rozliczenie zaliczki- wpłata należności pracownika względem przedsiębiorstwa, wynikającej z faktu, że wydał mniej pieniędzy niż pobrał jako zaliczkę.

W tym wypadku zaliczka wypłacona pracownikowi była większa od wydatkowanej przez niego kwoty pieniędzy. Oznacza to, że obroty po stronie aktywów na koncie „Inne rozrachunki z pracownikami” były większe od obrotów po stronie pasywów na tym koncie.

Pracownik tę różnicę musiał zwrócić do kasy przedsiębiorstwa.

Po dokonaniu przez niego zwrotu środków pieniężnych do kasy przedsiębiorstwa, suma obrotów po stronie aktywów= suma obrotów po stronie pasywów.

Gdybyśmy zamknęli to konto przed ostatecznym rozliczeniem zaliczki, na tym koncie wystąpiłoby saldo Dt, co oznacza, że na stanie aktywów przedsiębiorstwa wystąpiłaby należność ze strony pracownika. Ponieważ pracownik wpłacił pieniądze do kasy przedsiębiorstwa, nie posiada względem przedsiębiorstwa żadnych długów.

Wniosek.

Dana zaliczka na koncie rozrachunkowym jest rozliczona, gdy obroty związane z nią na koncie rozrachunkowym po stronie aktywów= obrotom po stronie pasywów.

Zadajmy sobie jeszcze jedno pytanie. Co robimy gdy na koniec okresu obrachunkowego saldo na koncie „Inne rozrachunki z pracownikami” jest debetowe lub kredytowe.

Inaczej mówiąc: Gdzie w bilansie znajdują się nierozliczone zaliczki?

Saldo debetowe to nasza należność, którą możemy umieścić w bilansie w Aktywach obrotowych, w należnościach krótkoterminowych jako trzecia podgrupa o nazwie inne.

Saldo kredytowe to nasz dług, czyli zobowiązanie krótkoterminowe względem pracownika, które możemy umieścić w bilansie w podgrupie ósmej jako inne.

(Oczywiście rozpatrujemy bilans ujęty jako załącznik w ustawie o rachunkowości.)

[Jak pisałam na początku artykułu ten temat został dokładniej omówiony w artykule "Inne rozrachunki z pracownikami"- jak zaksięgować i rozliczyć zaliczkę?]

 

[Osoby, które na tę stronę internetową wchodzą sporadycznie lub przypadkowo zapraszam również do przeczytania innych zagadnień ujętych na niej.  Do każdego artykułu można przejść" poprzez "Spis treści" znajdujący się na tej stronie w lewym górnym rogu. Napisany został w postaci linków do tych artykułów. Większość zadań i testy ujęte są osobno, w Menu poniżej Spisu treści..

Zapraszam do korzystania z artykułów "po kolei" (zgodnie ze spisem treści), gdyż uczę  rachunkowości na tej stronie "krok po kroku". Informuję również, że strona cały czas jest jeszcze uzupełniana. Docelowo będzie zawierała kompendium wiedzy potrzebnej do uzyskania dyplomu w zawodzie technika rachunkowości.]