Studentom i osobom, które chcą w jak najkrótszym czasie dowiedzieć się: "Na czym polega księgowanie?""Co trzeba wiedzieć żeby szybko nauczyć się rachunkowości?", polecam artykuł z rozdziału XI Po której stronie Wn czy Ma? Najważniejsze zasady księgowania, gdzie znajduje się streszczenie wcześniejszych artykułów. Przedstawiam w nim zasady jakimi musimy się kierować w momencie księgowania i tłumaczę z czego one wynikają. Polecam naukę po kolei wg. Spisu treści. Poruszam również inne tematy. Szczególnie polecam serię artykułów dotyczących OCEM w rozdziale XIII.
Osobom rozpoczynającym naukę rachunkowości polecam artykuł Zasada równowagi bilansowej. Dlaczego aktywa są równe pasywom? oraz artykuł Co to jest zysk?. Tych, którzy mają jakieś problemy ze zrozumieniem: Dlaczego zobowiązania są pasywami i dlaczego należności są aktywami zapraszam do artykułu Zobowiązania, a należności. Gdzie występują w bilansie?

Jak zaksięgowac i rozliczyć zaliczkę?- "Inne rozrachunki z pracownikami"

 księgowanie zaliczki

Link do artykułu z przykładami księgowania i rozliczania zaliczki: Przykłady księgowania na konto „Inne rozrachunki z pracownikami”.

Zaliczka to kwota pieniędzy wydana z Kasy lub przelana na konto pracownika, która ma być przeznaczona na wydatki związane z funkcjonowaniem danego przedsiębiorstwa.

Tematem poruszanym w tym artykule jest ewidencja zaliczki.Staram się w nim odpowiedzieć na dwa pytania: "Jak zaksięgować zaliczkę?" oraz "Jak  rozliczyć zaliczkę?"

Wszystkie zaliczki i ich rozliczanie księgujemy na koncie „Inne rozrachunki z pracownikami” .

Przystępując do rozważania tego tematu odpowiedzmy sobie na pytanie: Czym są zaliczki- pasywami czy aktywami?

Jeżeli np. zaliczka przeznaczona jest na wyjazd służbowy, pracownik ma obowiązek pojechać w delegację, wydać pieniądze w konkretnym celu, a po przyjeździe musi rozliczyć się z przedsiębiorstwem. Poniesione wydatki musi nam udokumentować np. fakturami. Jeśli pobrał pieniądze na przejazd własnym środkiem lokomocji czy na noclegi i rozlicza się ryczałtem, musi przedstawić nam dokumenty, że w tej delegacji był.

Zastanówmy się: Co by się stało gdyby pracownik pobrał zaliczkę na delegację, ale z jakiegoś powodu (np. choroby) nie mógłby na nią pojechać?

Na pewno tę zaliczkę musiałby oddać.

Sama wypłata zaliczki wiąże się zatem z pewnego rodzaju należnością, jaką będzie posiadał pracownik względem przedsiębiorstwa.

W przypadku wyjazdu w delegację, należnością są świadczone przez niego usługi (za które pobiera wynagrodzenie), a również wartość środków pieniężnych, które od nas pobrał. Gdyby z jakichkolwiek  powodów pracownik nie wydał całej pobranej kwoty zaliczki na przeznaczony cel, część, której nie wydał, musi zwrócić z powrotem.

Upraszczając można stwierdzić, że zaliczka różni się od należności tym, iż środki pieniężne naszego przedsiębiorstwa czasowo znajdują się u pracownika, nie w obcym przedsiębiorstwie. Nie zmienia to faktu, że dajemy je pracownikowi w jakimś celu- bardzo często ważnym dla nas nie dla niego.

Oznacza to, że wypłata zaliczki, podobnie jak należność, jest jednym z aktywów i księgowana jest po stronie aktywów (lewej, Dt, Wn).

Zaliczkę pobraną przez pracownika księgujemy na koncie „Inne rozrachunki z pracownikami”.

Ewidencja księgowa pobrania zaliczki na kontach teowych.

 księgowanie pobranej zaliczki na kontach teowych

Operacja (1a) dotyczy wypłaty zaliczki z kasy, (1b) dotyczy przelewu na rachunek pracownika dokonanego za pomocą banku.

Wyjaśnienie operacji pobrania zaliczki:

Obie operacje to operacje aktywno- aktywne. Ustaliliśmy już, że zaliczki są aktywami. Ponieważ w tej operacji rośnie wartość wypłaconych zaliczek, które są aktywami, dlatego ten wzrost na koncie "Inne rozrachunki z pracownikami" księgujemy po stronie aktywnej (Wn, Dt)- tak jak każdy wzrost aktywów.  Maleją nam natomiast środki pieniężne (w kasie lub na rachunku bieżącym), które również są aktywami. Zmniejszenia wszystkich aktywów, księgujemy po stronie przeciwnej do aktywnej tzn. po stronie prawej (Cr, Ma). Dlatego zapis operacji pobrania zaliczki na koncie "Rachunek bieżący" lub "Kasa" (w zależności od tego skąd pobierane są środki pieniężne), musi odbywać się po stronie pasywnej (Cr, Ma). Suma bilansowa pozostaje bez zmian.

Wszelkie udokumentowane wydatki i koszty pracownika poniesione w związku z wypłaconą zaliczką, zmniejszają jego ewentualny dług względem przedsiębiorstwa.

Wyjaśnienie operacji związanych z ewidencją wydatków pracownika w związku z wypłaconą zaliczką:

Z punktu widzenia przedsiębiorcy te wydatki powodują zmniejszenie należności pracownika względem przedsiębiorstwa, którą posiada w związku z pobraną zaliczką. Oznacza to, że środki pieniężne, wydane przez pracownika z pobranej zaliczki, księgujemy na koncie „Inne rozrachunki z pracownikami” po stronie przeciwnej do strony aktywnej- po stronie Cr, Ma (tak jak zmniejszenia należności, które są aktywami). Jest to również przeciwna strona do tej, po której księgujemy wypłatę zaliczki.

Oczywiście, jak wszystkie operacje gospodarcze, operacja poniesionych wydatków musi być księgowana również po stronie przeciwnej- tzn. aktywnej (Dt, Wn).  Zapisy po tej stronie konta zależą od celu pobrania zaliczki i (co się z tym wiąże) rodzaju poniesionych wydatków.

Rozpatrzmy zatem w jakim celu może być pobrana zaliczka:

  1. Na odbycie podróży służbowej.
  2. Na pokrycie kosztów wykonania dla przedsiębiorstwa usługi przez jednostki zewnętrzne (np. wysłanie listów, reperacja środka trwałego itp.)
  3. Na zakup zapasów- towarów, materiałów.
  4. Na zakup środków trwałych.
  5. Inne cele.

Jednym słowem poniesione przez pracownika wydatki, z pobranej zaliczki, zwykle są przeznaczone albo na pokrycie kosztów przedsiębiorstwa, albo na zakup aktywów. W takich wypadkach księgowane są albo jako wzrost aktywów przedsiębiorstwa albo jako koszty przedsiębiorstwa.

Jak pamiętamy aktywa rosną po stronie, którą ja w tym opracowaniu nazywam stroną aktywną, czyli po stronie lewej (Dt, Wn).

Pamiętamy również, że koszty zmniejszają zysk, który należy do pasywów przedsiębiorstwa. Dlatego każdy koszt jest księgowany po stronie przeciwnej do strony pasywnej (prawej), czyli po stronie aktywnej (lewej- Dt, Wn).

Dociekliwym przypominam, że pierwszy wymieniony  tutaj rodzaj wydatków powoduje u nas operację aktywno- aktywną (zmniejszenie zaliczki, która jest aktywem i wzrost wartości aktywów)- suma bilansowa pozostaje bez zmian.

Drugi rodzaj wydatków powoduje operację aktywno- pasywną malejącą (zmniejszenie zaliczki, która jest aktywem i zmniejszenie zysku, który należy do pasywów). Suma bilansowa maleje.

Ewidencja wydatków pracownika  z pobranej przez niego zaliczki na kontach teowych:

Przedstawione operacje księgowania dotyczą odpowiednio:

(2a)   zakupu aktywów,

(2b)   pokrycia kosztów przedsiębiorstwa, 

z pobranej przez pracownika zaliczki.

Pisząc konto związane z zakupem aktywów mam na myśli konto „Środki trwałe w budowie” (służy do rozliczenia zakupu tych środków) lub konto „Rozliczenie zakupu” albo „Rozliczenie zakupu materiałów” lub „Rozliczenie zakupu towarów”, jeśli takie konta ujęte są w polityce rachunkowości danego przedsiębiorstwa. Jeśli nie księgujemy je od razu na konto "Środki trwałe", "Materiały" lub "Towary".

Ostateczne rozliczenie zaliczki.

Ostateczne rozliczenie zaliczki polega na tym, że przedsiębiorstwo wypłaca swoje zobowiązanie względem osoby, która wydała większą kwotę niż pobrała jako zaliczkę albo na pobraniu swojej należności, w przypadku gdy osoba ta pobrała większą zaliczkę, a wydała mniejszą kwotę.

Ponieważ ważna jest tutaj różnica pomiędzy kwotą pobraną jako zaliczka, a wydaną omówię to na konkretnym przykładach, w następnym artykule.

Zatem księgowanie ostatecznego rozliczenia zaliczki i wypłata zobowiązania względem pracownika z kasy albo rachunku bieżącego przedsiębiorstwa, lub wpłata należności jaką posiada pracownik względem przedsiębiorstwa, z tytułu pobrania zaliczki, do kasy lub na rachunek bieżący, również będzie omówione i wyjaśnione w tym artykule. Ponadto w wyżej wymienionym artykule pokażę jak wyglądają te księgowania na kontach teowych.

Link do tego artykułu podałam na początku artykułu. Aktualnie podaję go po raz drugi: Przykłady księgowania na konto „Inne rozrachunki z pracownikami”.

Podsumowując: Ostateczne rozliczenie zaliczki opiszę i wyjaśnię w wyżej wymienionym artykule oraz pokażę jak ono wygląda na kontach teowych.

[Osoby, które na tę stronę internetową wchodzą sporadycznie lub przypadkowo zapraszam również do przeczytania innych zagadnień ujętych na niej. Do większości artykułów można przejść poprzez Spis treści znajdujący się na tej stronie w lewym górnym rogu. Napisany został w postaci linków do nich. Większość zadań i testy ujęte są osobno. Przycisk do nich znajduje się w górnej części strony.

Zapraszam do korzystania z artykułów "po kolei" (zgodnie ze spisem treści), gdyż uczę  rachunkowości na tej stronie "krok po kroku". Informuję również, że strona cały czas jest jeszcze uzupełniana. Docelowo będzie zawierała kompendium wiedzy potrzebnej do uzyskania dyplomu w zawodzie technika rachunkowości.]