Studentom i osobom, które chcą w jak najkrótszym czasie dowiedzieć się: "Na czym polega księgowanie?""Co trzeba wiedzieć żeby szybko nauczyć się rachunkowości?", polecam artykuł z rozdziału XI Po której stronie Wn czy Ma? Najważniejsze zasady księgowania, gdzie znajduje się streszczenie wcześniejszych artykułów. Przedstawiam w nim zasady jakimi musimy się kierować w momencie księgowania i tłumaczę z czego one wynikają. Polecam naukę po kolei wg. Spisu treści. Poruszam również inne tematy. Szczególnie polecam serię artykułów dotyczących OCEM w rozdziale XIII.
Osobom rozpoczynającym naukę rachunkowości polecam artykuł Zasada równowagi bilansowej. Dlaczego aktywa są równe pasywom? oraz artykuł Co to jest zysk?. Tych, którzy mają jakieś problemy ze zrozumieniem: Dlaczego zobowiązania są pasywami i dlaczego należności są aktywami zapraszam do artykułu Zobowiązania, a należności. Gdzie występują w bilansie?
Studentom i osobom, które chcą w jak najkrótszym czasie dowiedzieć się: "Na czym polega księgowanie?""Co trzeba wiedzieć żeby szybko nauczyć się rachunkowości?", polecam artykuł z rozdziału XI Po której stronie Wn czy Ma? Najważniejsze zasady księgowania, gdzie znajduje się streszczenie wcześniejszych artykułów. Przedstawiam w nim zasady jakimi musimy się kierować w momencie księgowania i tłumaczę z czego one wynikają. Polecam naukę po kolei wg. Spisu treści. Poruszam również inne tematy. Szczególnie polecam serię artykułów dotyczących OCEM w rozdziale XIII.

Po której stronie Wn czy Ma? Najważniejsze zasady księgowania na kontach.

dziewięć palców jak dziewięć zasad

Wstęp do artykułu.

Prawdopodobnie jednymi z najczęstszych pytań, dotyczących rachunkowości i zadawanych przez początkujących księgowych, są pytania: "Co to jest księgowanie?", "Czym jest księgowanie?" "Kiedy księgujemy na konto po stronie winien (Wn), a kiedy po Ma?"  i "Na czym polega księgowanie?".

W tym artykule podaję najważniejsze zasady, którymi musimy kierować się w czasie księgowania na kontach. Mam zatem nadzieję, że  odpowiem na powyższe pytania i zachęcę osoby, które weszły dość przypadkowo na tę stronę, do korzystania z niej częściej.

Na końcu artykułu jeszcze raz wyjaśniam jak i dlaczego księgowane są przychody i koszty oraz co i w jaki sposób księgujemy na konta rozrachunkowe.

Artykuł ten stanowi generalne podsumowanie wiedzy, dotyczącej samych zasad księgowania i umieszczonej we wcześniejszych artykułach na tej strony internetowej. Jeśli ktoś by potrzebował mniej "skondensowanej" wiedzy, informuję, że są to następujące artykuły: Typy operacji gospodarczych i ich wpływ na sumę bilansowąJak księgować na konta bilansowe?Zapisy księgowe ujęte od strony matematycznej, Jak księgować przychody i koszty? i Co to są rozrachunki? Jak księgować rozrachunki? oraz Poziomy podział kont. Jak powstają konta analityczne?. Oczywiście najlepiej uczyć się księgowości krok po kroku zgodnie ze Spisem treści. 

Napisałam go przede wszystkim z myślą o studentach, którzy czasem nie mają już czasu na gruntowniejsze studiowanie i potrzebują zrozumieć "samą esencję" w jak najkrótszym czasie.

Zasady w nim podane powinien znać każdy, kto chce bez problemu zrozumieć rachunkowość. Dzięki temu będzie mógł szybko nauczyć się rachunkowości, a w rezultacie szybciej nauczyć się księgowania na kontach księgowych. Dlatego jeszcze raz podaję je w najkrótszej i najprostszej formie.

Artykuł.

Najważniejszą zasadą na której opierają się zapisy księgowe jest zasada bilansowa, która  mówi, że pomiędzy pasywami i aktywami zawsze zachodzi równość.

Wynika to z faktu, że aktywa są zasobami majątkowymi danej jednostki gospodarczej, pasywa zaś są źródłami finansowania aktywów. Ponieważ cały majątek firmy (czyli wszystkie aktywa, które dana jednostka posiada) nie wziął się z niczego, musiał mieć swoje źródło finansowania. Dlatego suma aktywów musi być równa sumie pasywów.

Czy tylko w dniu sporządzania bilansu? Oczywiście, że nie. Ta równość zachodzi zawsze. Jeżeli na dzień sporządzania bilansu,  księgowa zauważy, że równość ta nie zachodzi, od razu wie, że gdzieś kiedyś zrobiła błąd w księgowaniu i będzie musiała go znaleźć.

Rachunkowość zajmuje się tylko takimi zdarzeniami, które możemy wyrazić wartościowo. Powodują one zmiany w stanie zasobów majątkowych lub źródeł ich finansowania. Zdarzenia te nazywamy operacjami gospodarczymi.

Operacje gospodarcze to zdarzenia występujące w trakcie działalności gospodarczej, które posiadają następujące cechy:

1. Wyrażone są wartościowo.

2. Wchodzą w zakres działalności danego podmiotu gospodarczego i są rozpatrywane z jego punktu widzenia.

3. W danym podmiocie powodują równoczesne i równe co do wartości zmiany w stanie zasobów majątkowych i w stanie źródeł finansowania tych zasobów (tzn. aktywach i pasywach), dlatego muszą być rozpatrywane z punktu widzenia zmian w aktywach i pasywach.

Z równości pasywów i aktywów wynika, że operacje gospodarcze można podzielić na cztery grupy:

  1. Zdarzenia, które wywołują zmiany tylko po stronie aktywów, przy czym jedne aktywa rosną, a drugie maleją dokładnie o tą samą wartość.
  2. Zdarzenia, które wywołują zmiany tylko po stronie pasywów, przy czym jedne pasywa rosną, a drugie maleją dokładnie o tą samą wartość.
  3. Zdarzenia wywołujące wzrost wartości zarówno po stronie aktywów jak i pasywów. Ze względu na równość aktywów i pasywów pasywa muszą rosnąć dokładnie o tę samą wartość co aktywa.
  4. Zdarzenia wywołujące zmniejszenia zarówno po stronie aktywów jak i pasywów. Ze względu na równość aktywów i pasywów, pasywa muszą maleć dokładnie o tę samą wartość co aktywa.

Są to jedyne cztery grupy możliwości, bo tylko przy takich zmianach zachodzi równość pasywów i aktywów.

Zwróćmy uwagę, że zarówno w pierwszej jak i w drugiej grupie operacji gospodarczych, suma bilansowa pozostaje niezmieniona. W trzecim typie operacji suma bilansowa rośnie dokładnie o tę samą kwotę jak wartość aktywów i pasywów. W czwartej zaś o tę kwotę maleje.

Zapisywanie zmian w bilansie po każdej operacji gospodarczej byłoby zbyt pracochłonne. Ponadto w takim wypadku posiadalibyśmy tylko informację o jego aktualnym stanie końcowym.

Dlatego wprowadzono konta księgowe, które służą do ewidencji wszystkich zdarzeń gospodarczych.

Konto księgowe jest zatem podstawowym urządzeniem służącym do ewidencjonowania operacji gospodarczych.

Każde konto księgowe posiada dwie strony: stronę lewą, którą nazwano winien (oznaczono Wn) i stronę prawą którą nazwano ma (oznaczono Ma).

Teraz uwaga: Jeżeli chcemy szybko zrozumieć zasady księgowania na kontach przyjmijmy,  że strony te mają tylko takie nazwy, które tak naprawdę nic nie znaczą. W rzeczywistości jest to strona lewa i strona prawa konta. Możemy je nazwać stroną aktywną i stroną pasywną.

Ważne są następujące zasady działania na kontach księgowych:

  1. Salda początkowe kont aktywnych zapisujemy po tej stronie, po której w bilansie znajdują się aktywa, czyli lewej (aktywnej) o nazwie Wn.
  2. Salda początkowe kont pasywnych zapisujemy po tej stronie, po której w bilansie znajdują się pasywa, czyli prawej (pasywnej) o nazwie Ma.
  3. Aktywa rosną po tej stronie, po której znajdują się w bilansie, czyli lewej (aktywnej)- o nazwie Wn.
  4. Pasywa rosną po tej stronie, po której znajdują się w bilansie, czyli prawej (pasywnej)–o nazwie Ma.
  5. Aktywa maleją po przeciwnej stronie niż się znajdują w bilansie, zatem przeciwnej również do tej po której rosną, czyli po stronie prawej (pasywnej) Ma.
  6. Pasywa maleją po przeciwnej stronie niż się znajdują w bilansie, zatem przeciwnej również do  tej po której rosną, czyli po stronie lewej (aktywnej) Wn.

Jak widać jest ich 6, zatem mamy już 7 zasad, którymi musimy kierować się przy dokonywaniu zapisów księgowych.

Dlaczego powinniśmy odrzucić znaczenie nazw stron konta Wn i Ma, i traktować je tylko jako nazwy, które nie mają większego znaczenia?

Zwróćmy uwagę na to, że aktywa to majątek przedsiębiorstwa. Można powiedzieć, że jest to coś co posiadamy (czyli mamy) na stanie. Pojawia się pytanie: Dlaczego w takim razie aktywa rosną po stronie Wn?

Z kolei wiemy, że pasywa są źródłami finansowania aktywów. Podzielono je na dwie grupy: kapitały własne i zobowiązania. Zarówno jedne jak i drugie występują po stronie prawej, czyli rosną po stronie Ma.

Znowu zadajemy sobie pytanie. Rozumiem kapitały własne mam, bo nikomu nie muszę ich zwracać, ale zobowiązania to moje długi. Dlaczego rosną po Ma?"

Spotkałam się z następującym tłumaczeniem zasad księgowania w nawiązaniu do nazwy stron konta:

Aktywa to majątek przedsiębiorstwa, czyli coś co mamy i księgujemy je po Wn, zaś zobowiązania, które należą do pasywów to nasze długi i księgujemy je po Ma. Zatem przyjmijmy, że zapis jest odwrotny do faktów. Coś co mamy księgujemy po Wn, a to co jesteśmy dłużni księgujemy po Ma.

Tutaj prawie by się zgadzało, ale Kapitały własne nie są związane z długami. Może to znowu być przyczyną nieporozumień i nie rozumienia rachunkowości.

Jak widać poważne traktowanie tych nazw i zastanawianie się nad nimi,  nie ma najmniejszego sensu, ponieważ może powodować bardzo poważne problemy w zrozumieniu operacji księgowania na konta.

Myślę, że większość kłopotów z niezrozumieniem zasad księgowania wiąże się właśnie z tym problemem. W ciągu ostatnich lat poznałam kilka osób, „zawsze dobrych z matematyki”, którym nie udało się zrozumieć rachunkowości. Po krótkiej rozmowie i wytłumaczeniu tych zasad, były zdumione, że „nikt im o tym nie powiedział”.  W nauce rachunkowości kierowały się nazwami: winien i ma. Twierdziły, że głównym powodem, iż nie były w stanie wcześniej nauczyć się księgować na konta księgowe, była nieznajomość sześciu wyżej wymienionych zasad.

Dlatego uważam, że:

Najważniejsze w nauce rachunkowości jest zapoznanie się z tymi właśnie sześcioma, wyżej podanymi, zasadami dokonywania zapisów na kontach księgowych.

Rozważmy teraz poszczególne, wyżej wymienione, grupy zdarzeń gospodarczych:

1. Jedne aktywa rosną, drugie maleją dokładnie o tę samą wartość. Zgodnie z wyżej napisanymi zasadami: te które rosną zapisujemy po stronie lewej, zwanej Wn, te które maleją po stronie przeciwnej tzn. prawej zwanej Ma.

2. Jedne pasywa rosną, drugie maleją dokładnie o tę samą wartość. Zgodnie z wyżej napisanymi zasadami: te które maleją zapisujemy po stronie lewej, zwanej Wn,  te które rosną po stronie przeciwnej tzn. prawej zwanej Ma.

3. Pasywa rosną przy równoczesnym wzroście aktywów dokładnie o tę samą wartość. Zgodnie z wyżej napisanymi zasadami: pasywa rosną po stronie prawej czyli Ma, aktywa zaś po stronie lewej czyli Wn.

4. Pasywa maleją przy równoczesnym zmniejszeniu aktywów dokładnie o tę samą wartość. Zgodnie z wyżej napisaną zasadą: pasywa maleją po stronie lewej czyli Wn, aktywa zaś po stronie prawej czyli Ma.

Zwróćmy uwagę, że we wszystkich tych przypadkach dokonujemy zapisów po dwóch stronach kont, przy czym po obu stronach zapisujemy tę samą wartość. Wynika to bezpośrednio z zasady zachowania sumy bilansowej i z faktu, że pasywa rosną po stronie prawej (Ma), aktywa zaś po lewej (Wn). Maleją zaś odwrotnie.

Zatem mamy ósmą zasadę, którą musi znać każda księgowa. Jest nią „Zasada podwójnego zapisu”.

Zasada ta mówi nam, że:

  • Każda operacja gospodarcza zawsze jest księgowana po dwóch stronach kont.
  • W wyniku jednej operacji gospodarczej na kontach syntetycznych musi być księgowana ta sama kwota, po każdej ze stron (tyle samo po stronie Wn/Dt, co po stronie Ma/Cr) .

Ostatnią najważniejszą zasadą, którą powinien znać każdy księgowy by prawidłowo księgować na konta jest zasada powtarzanego zapisu. Dotyczy ona księgowań na konta analityczne.

Jak wiemy konta syntetyczne to konta zbiorcze. Dotyczą one jednego rodzaju aktywów lub pasywów. Gdy obok tych kont funkcjonują konta analityczne, konto syntetyczne zawiera sumę wszystkich kont analitycznych danego rodzaju. Np. na koncie syntetycznym „Środki trwałe” znajduje się suma  wartości wszystkich środków trwałych, które są na stanie rozpatrywanego przedsiębiorstwa. Każdy środek trwały posiada odrębną analitykę, na której znajduje się jego wartość.

Zasada powtarzanego zapisu mówi nam, że księgowanie na kontach analitycznych jest dokonywane po tej samej stronie i w tej samej kwocie, co na koncie syntetycznym, dla którego prowadzona jest analityka. Oznacza to, że salda i obroty konta syntetycznego są równe sumie sald i obrotów kont analitycznych.

Jest to dziewiąta (moim zdaniem ostatnia) z najważniejszych zasad dotyczących sposobu zapisów na kontach księgowych. Zasadę tę, podobnie jak pozostałe, powinien znać każdy księgowy, by prawidłowo księgować na konta i by dobrze rozumieć tę czynność.

Jeszcze kilka uwag dotyczących kont wynikowych i rozrachunkowych.

Wiemy, że w rachunkowości mamy do czynienia z trzema rodzajami kont, związanych z bilansem.

Wyróżniamy:

  1. Konta bilansowe.
  2. Konta wynikowe.
  3. Konta rozrachunkowe.

Ad 1.

Konta bilansowe to konta aktywów i pasywów. Wyżej wymienione zasady księgowania, dotyczą tych kont w sposób bezpośredni, a zatem księgowania na te konta nie wymagają dodatkowych wyjaśnień.

Zastanówmy się jednak:

Jak księgować na konta wynikowe i rozrachunkowe?

Spróbujmy znaleźć:

Zasady księgowania na kontach rozrachunkowych i wynikowych.

Wbrew pozorom odpowiedź nie jest skomplikowana. Wystarczy zastanowić się w jaki sposób te konta są związane z bilansem.

Ad 2.

Na kontach wynikowych umieszczamy przychody, koszty, zyski i straty nadzwyczajne oraz podatek dochodowy.

Podobnie jak w przypadku kont bilansowych, przed ich księgowaniem, przyjrzyjmy się bilansowi. Czy widzimy w nim konta bezpośrednio dotyczące kosztów i przychodów? Oczywiście, że nie.

Wiemy już, że w bilansie nie ma umieszczonych takich kont. Możemy jednak zauważyć, że po stronie pasywów znajduje się wartość wyniku finansowego netto.

Wynik finansowy netto jest różnicą pomiędzy sumą przychodów i zysków nadzwyczajnych, a sumą kosztów  ich uzyskania, strat nadzwyczajnych i podatku dochodowego oraz innych obowiązkowych obciążeń wyniku. W bilansie widzimy, że jest on jednym z pasywów.

Możemy zatem stwierdzić, że:

  • przychody i zyski nadzwyczajne zwiększają wartość wyniku finansowego,
  • koszty, straty nadzwyczajne i obowiązkowe obciążenia wyniku (w tym podatek dochodowy), zmniejszają go.

Ponieważ wynik finansowy jest jednym z pasywów, a zwiększenia pasywów zapisujemy po stronie prawej (Cr, Ma), wszystkie przychody i zyski nadzwyczajne zapisujemy po tej stronie (Cr, Ma).

Z tego samego powodu, uwzględniając, że zmniejszenia pasywów zapisujemy po stronie lewej (Wn, Dt), wszystkie koszty, straty nadzwyczajne i obowiązkowe obciążenia wyniku zapisujemy po tej stronie konta (Wn, Dt).

Ad. 3.

Na kontach rozrachunkowych znajdują się należności i zobowiązania danej jednostki gospodarczej.

Wiemy, że zobowiązania są źródłami finansowania aktywów, czyli pasywami, należności zaś aktywami.

  1. Ponieważ po stronie Wn zapisujemy salda początkowe aktywów i ich wzrost, a wiemy że do aktywów należą należności, możemy stwierdzić, że: Po stronie Wn zapisujemy powstanie i zwiększenie należności.
  2. Wiemy też, że po tej stronie maleją pasywa, do których należą zobowiązania. Dlatego możemy stwierdzić, że: Po stronie Wn zapisujemy również spłatę i zmniejszenie zobowiązań.
  3. Po stronie Ma zapisujemy salda początkowe pasywów i ich wzrost, a wiemy że do pasywów należą zobowiązania. Dlatego możemy stwierdzić, że: Po stronie Ma zapisujemy powstanie i zwiększenie zobowiązań.
  4. Wiemy też, że po tej stronie maleją aktywa, do których należą należności. Dlatego możemy stwierdzić, że: Po stronie Ma zapisujemy również spłatę i zmniejszenie należności.

Przepraszam za zmianę w tym artykule, ale piątą zasadę, którą ujęłam w tym artykule wcześniej podzieliłam na dwie zasady, bo faktycznie tak jest. Zatem mamy (wg. mnie) dziewięć nie osiem (jak napisałam wcześniej) najważniejszych zasad dotyczących zapisów księgowych (Ewa Kusznierowska).

[Osoby, które na tę stronę internetową wchodzą sporadycznie lub przypadkowo zapraszam również do przeczytania innych zagadnień ujętych na niej.  Do każdego artykułu można przejść" poprzez "Spis treści.." znajdujący się na tej stronie w lewym górnym rogu. Napisany został w postaci linków do tych artykułów. Większość zadań i testy ujęte są osobno. Przycisk do nich znajduje się w górnej części strony.

Zapraszam (szczególnie osoby, które zaczęły się uczyć rachunkowości) do korzystania z artykułów "po kolei" (zgodnie ze spisem treści), gdyż uczę  rachunkowości na tej stronie "krok po kroku". Informuję również, że strona cały czas jest jeszcze uzupełniana. Docelowo będzie zawierała kompendium wiedzy potrzebnej do uzyskania dyplomu w zawodzie technika rachunkowości.